Análisis de la Organización

Una de las variables a considerar en un análisis de la organización es el dimensionamiento de la estructura, con el fin de conseguir su  optimización.

Para ello es adecuado analizar los niveles de eficiencia y productividad de la organización y de sus distintas unidades administrativas, identificando aquellas sobredimensionadas y las que necesitan más efectivos, en su caso.

En este marco de ese análisis pueden delimitarse los siguientes objetivos:

• Identificar los servicios prestados por las distintas unidades de la institución, tanto los que tienen como “cliente” a un agente externo, como los que se dispensan a unidades de la propia organización.
• Estimar la relación entre los volúmenes de servicios/productos generados por los departamentos y los recursos, humanos y económicos, asignados a cada uno de ellos.
• Confeccionar un sistema de indicadores que permita conocer la evolución en el tiempo de volúmenes de actividad, recursos empleados en la producción de esos volúmenes e índices que permitan la mejora de la planificación y la gestión administrativa y de los recursos humanos. El sistema de indicadores puede contener también información sobre el desempeño de los procesos de trabajo (tiempos de ciclo, índices de colas, porcentajes de errores/defectos) al igual que sobre otros aspectos relevantes para la gestión.
• Determinar los departamentos que requieren de una reasignación de recursos humanos que incremente la eficiencia.

METODOLOGÍA

Una vez obtenida la información pertinente, será analizada conjugando datos sobre cargas de trabajo y volúmenes de actividad, así como productos/servicios prestados por las distintas unidades.

De este modo, partiendo de la información recogida, se elaboran hipótesis sobre mejoras organizativas, atendiendo a la idea de que la toma de decisiones sobre el dimensionamiento de las unidades, en cuanto a personal, debe realizarse sobre la base de una estructura eficaz.

Con la información anterior se estará en condiciones de analizar cada unidad desde el punto de vista de la relación entre volumen de producción y personas empleadas y de estudiar la productividad de las unidades.

Sobre este último punto cabe destacar la relevancia de las estimaciones sobre productividad. En general, podemos considerar que la identificación de servicios, el establecimiento de indicadores y su cuantificación suponen en sí la aplicación de una poderosa herramienta para la gestión de la entidad y de sus recursos humanos. La introducción de mediciones de productividad, por su parte, facilitará la toma de decisiones y la definición de objetivos, al tiempo que ofrece excelentes posibilidades para la evaluación del rendimiento de las unidades analizadas.

La productividad puede definirse como la medida de la eficiencia de la organización, que relaciona los productos obtenidos y uno o más de los recursos utilizados para producirlos.

Productividad = Productos / Factores

Dependiendo del número de factores implicados en su determinación, puede hablarse de productividad total o parcial. La productividad parcial se calcula relacionado la producción con un solo factor que, generalmente, es el trabajo (número de horas trabajadas o número de empleados implicados en la producción). Normalmente se utilizan los recursos humanos al ser éste el factor más homogéneo. Tiene una característica particular que es la de mostrar el efecto de un gran número de factores distintos, pero estrechamente relacionados entre sí.

Asimismo el análisis es susceptible de considerar distintos parámetros, como el número de empleados, el número de horas de trabajo de la unidad o el coste del personal de la misma. O varias de estas medidas simultáneamente.

El análisis de la organización habrá de concretarse en un informe general, además de otros relativos a cada unidad organizativa analizada.

Éstos contienen información sobre: Posición en el organigrama municipal, servicios prestados, personal adscrito a la unidad, producción de la unidad, coste de personal de la unidad, productividad de la unidad, conclusiones y recomendaciones.