Mejora de Procesos

Mejora de Procesos

La mejora de procesos es inherente a la gestión de procesos, la orientación metodológica más potente para la mejora de las administraciones públicas. Esto se debe a varias razones; desde la configuración de las estructuras organizativas, hasta la complejidad de los circuitos de los distintos procedimientos administrativos, si olvidar las características de organizaciones significativamente burocratizadas. Este potencial de mejora viene dado también por el déficit de esfuerzos de mejora y racionalización de los procedimientos en organizaciones que básicamente prestan servicios.

La Gestión de Procesos posee un potencial enorme para las Administraciones. Ello es debido a la cantidad y variedad de procesos de trabajo que pueden encontrarse en cualquier tipo de administración (ayuntamiento o municipalidad, administración central, autonómica…) así como a la existencia de procedimientos jurídicos de obligada aplicación en función de la legislación y normativa vigente.

Por otra parte, las administraciones suelen contar con una estructura rígida, generalmente con un número excesivo de niveles, donde los procesos fluyen a través de una organización compleja que dificulta la coordinación, la delimitación de responsabilidades y de objetivos y el logro de resultados.

Se superan así las limitaciones de una organización estructurada sobre la base, en el mejor de los casos, de la división funcional del trabajo.

De otro lado, el efecto que se produce en los recursos humanos inciden en la mejora de la motivación al permitir más variedad en las tareas, mayor identidad con las actividades y sus resultados, una retroalimentación más objetiva e inmediata, la oportunidad de trabajar en equipo y desarrollar proyectos fundamentados en la mejora continua.

La cualidad de procesos administrativos, además, dan la posibilidad de aplicar las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) de manera que se produzcan cambios espectaculares en sus formas de gestión y acercando la administración al ciudadano, al tiempo que se reducen plazos, se incrementa la calidad, se ahorran costes y se gana en eficacia.

AITECO CONSULTORES lleva a cabo asistencia técnica en gestión y mejora de procesos y de los circuitos administrativo. Las acciones son realizadas conjuntamente con el personal implicado en el proyecto, bajo la filosofía de la transferencia de conocimientos, competencias y tecnología a la organización cliente.

• Identificación de los servicios prestados por la institución, ayuntamiento, organismo o unidad administrativa objeto de la actuación de Gestión de Procesos.
• Confección del Mapa de Procesos, identificando y clasificando estos en: estratégicos, clave y de soporte.
• Caracterización de los flujos de trabajo y consiguiente diagramación y modelado de los procesos implicados en el proyecto.
• Rediseño y mejora de procesos, mejorando su calidad, eficacia y eficiencia, reduciendo plazos y costes.
• Documentación de los procesos de trabajo, mediante un Manual de Procesos.
• Realización del Sistema de Indicadores de Procesos, necesario para su mejora continua.
• Organización para la gestión de procesos. Estableciendo los equipos de mejora de procesos necesarios, capacitando a sus componentes y proponiendo un esquema que defina la estructura necesaria, las responsabilidades, actividades, recursos y procedimientos capaces de mantener la gestión de procesos en el futuro.
• Análisis y mejora de procesos de trabajo como paso previo a la configuración de un sistema de Administración Electrónica.

Un posible esquema para abordar la mejora de procesos, es el siguiente:

mejora de procesos