El liderazgo político es un proceso complejo que se desarrolla en el tiempo. En este artículo, se analizan las etapas del liderazgo político desde una perspectiva biográfica, que lo concibe como un proceso que se desarrolla en tres fases: socialización, legitimación e...
La estructura organizativa constituye un elemento fundamental de cualquier organización, ya que determina cómo se llevan a cabo las tareas y cómo se toman las decisiones. Este artículo presenta una descripción de los principales elementos de la estructura...
En este artículo, nos centramos en los atributos del liderazgo político, examinando la complejidad de identificar rasgos distintivos. Desde la perspectiva del modelo Big Five hasta la influencia de la similitud de personalidad en las preferencias de los votantes,...
El Diagrama de Flechas es una de las Siete Nuevas Herramientas de la Calidad. Su propiedad más característica es que indica el orden en que deben ejecutarse las actividades de un proyecto. De esta forma, se facilitan las tareas de planificación y control.
Cuando hay que planificar un proyecto, es necesario definir el orden las actividades y tareas. El diagrama de flechas identifica las actividades que lo componen y determina su ruta crítica, mediante una representación de red.
Este diagrama es conocido con otras denominaciones como: diagrama de red, red de actividades, diagrama de nodo o método de la ruta crítica (CPM – critical method path).
Este artículo presenta el procedimiento de desarrollo de esta herramienta de la calidad, ilustrado con un ejemplo completo.
Esta herramienta está fundamentada en la aplicación de la metodología del camino crítico. Supone una simplificación de la herramienta de planificación PERT (Program Evaluation and Review Technique).
El método se desarrolló por la Marina de los Estados Unidos, para apoyar el proyecto del submarino nuclear Polaris. Su objetivo era facilitar la planificación y programación de proyectos de gran complejidad y magnitud. El diagrama de flechas constituye una simplificación del método PERT.
En un proyecto, el trabajo se descompone en un conjunto de actividades interdependientes, cuyo orden debe ser respetarse. Pero en la secuencia de actividades algunas de ellas pueden ejecutarse simultáneamente.
El diagrama de flechas pone de manifiesto las series de actividades paralelas del desarrollo del proyecto. De este modo, permite el ajuste de la programación y facilita que esta se efectúe en el mínimo tiempo posible.
Es así como el diagrama de flechas proporciona la «ruta crítica» del proyecto. Es decir, el flujo de las actividades decisivas, donde los retrasos afectarán al calendario de la totalidad del proyecto. También evidencia qué actividades pueden acelerar el proyecto.
Ventajas
- Muestra en un sólo documento el recorrido de un proyecto.
- Hace posible que las actividades correspondientes a un proyecto determinado, su secuencia y duración, sean conocidas.
- Facilita el control del proyecto, permitiendo responder ante las dificultades que puedan surgir durante su desarrollo.
- Se evidencian los planes poco realistas, dando oportunidad a su reajuste.
Utilidades
- Planificar una serie de actividades relacionadas entre sí para alcanzar un objetivo determinado.
- Hallar el camino más realista para el desarrollo eficaz de un proyecto, en el tiempo mínimo posible.
- Controlar el progreso de un proyecto y las actividades que lo componen.
- Identificar las prioridades de un proyecto.
A continuación, vamos a repasar de forma comprensible cómo opera esta herramienta. Y nada mejor que ilustrarla con un ejemplo práctico, como un proyecto de elaboración de Carta de Servicios.
En primer lugar, para la confección del diagrama de flechas, se procede a la identificación de las actividades que conformarán el proyecto a planificar. El equipo formula las actividades se registran en tarjetas. Estas pueden adherirse en un panel o, también, situarlas en una superficie de trabajo.
Una vez registradas las actividades, se establece cuál es la primera en la ejecución del proyecto. En nuestro caso, la primera actividad es presentar el proyecto en la institución; tanto al equipo de gobierno y grupo directivo, como a los componentes de la unidad administrativa o departamento que elaborará la Carta de Servicios.
La tarjeta correspondiente a esta actividad se ubica a la izquierda del panel. En la figura siguiente, se ha resaltado esta actividad a efectos de esta exposición.
Ahora, y a partir de la primera actividad, el equipo de trabajo se pregunta si hay actividades simultáneas, así como qué actividad sucede a la inicial.
En este caso, no existen actividades simultáneas a la primera actividad (presentar el proyecto). Entonces, se sitúa la siguiente actividad a la derecha, junto a la actividad inicial que la precede.
En este caso la actividad que sucede a “presentar el proyecto” es “crear el equipo de trabajo”.
Continuamos el diagrama de flechas repitiendo la operatoria descrita hasta que el resto de actividades estén posicionadas en secuencia o paralelamente.
La figura siguiente muestra la secuencia: Presentar proyecto – Crear el equipo de trabajo – Formación inicial – Identificar servicios y procesos – Analizar procesos.
Estas actividades son secuenciales, es decir, para iniciar una de ellas es necesario haber finalizado la precedente. No obstante, observa que la actividad “Investigación cualitativa: Grupos Focalizados” está ubicada en paralelo a “Analizar procesos”. Esto se ha hecho así porque esa actividad se puede desplegar de manera simultánea a “Analizar procesos”.
Es decir, no es necesario finalizar el análisis de procesos para comenzar la actividad de investigación con grupos focalizados. Esta última, sin embargo, necesita que anteriormente se haya completado la actividad de “Identificar servicios y procesos”. Su objetivo no es otro que conocer qué segmentos de ciudadanos están afectados por los servicios identificados para elaborar la Carta de Servicios. Por esa razón es posterior.
La siguiente figura presenta la ordenación llevada a cabo con otras actividades. “Documentar procesos” sucede a “Analizar procesos” que, a su vez, es precedente a “Elaborar cuadro de indicadores”.
A su vez, el diseño del cuestionario de percepción de calidad es posterior a la investigación cualitativa mediante la técnica de grupos focalizados. Y previa a la administración del cuestionario en una encuesta.
Tras la encuesta, se llevará a cabo el análisis de sus resultados. Tenemos en este caso una línea de actividades diferente de la anterior y que puede transcurrir de forma paralela. Es decir, sin esperar la finalización de la serie, que culmina con la elaboración del cuadro de indicadores.
Por otra parte, la actividad “Establecer estándares” requiere que se hayan completado otras dos: “Elaborar cuadro de indicadores” y “Elaborar análisis de resultados de la encuesta”. Esto es así porque para establecer los estándares, los objetivos que conformarán los compromisos de la Carta de Servicios, es necesario conocer qué indicadores de procesos se han definido. También los resultados de la encuesta de percepción de calidad.
En la figura, se ha situado la actividad “Establecer estándares”, y demás de actividades subsecuentes, tras las dos actividades requeridas previamente.
En la elaboración de la secuencia de pasos es importante preguntarse, ante cada actividad, si existe otra actividad necesaria, pero no reflejada en las tarjetas iniciales.
Una vez ordenadas las tarjetas, se numeran y se le asigna a cada actividad un tiempo realista para su cumplimiento, que se refleja en la parte inferior de cada tarjeta.
Es conveniente tomar como referencia el tiempo transcurrido, en lugar del tiempo dedicado a cada tarea. En el ejemplo, los tiempos indicados se refieren al periodo que transcurre para la realización de la actividad. Lógicamente no se está haciendo referencia a que, por ejemplo, la actividad “Formación inicial” suponga una dedicación de 5 días completos, sino que esta formación se desarrollará en un plazo de cinco días, desde que se inicia hasta que se finaliza.
Finalmente, se concreta la trayactoria fundamental del diagrama de flechas. El método más sencillo para calcular el tiempo total para completar el proyecto es el de la trayectoria acumulativa más larga.
Para ello, se suman las trayectorias de las actividades conectadas, de manera que la trayectoria acumulativa más larga represente el tiempo de desarrollo del proyecto más rápido posible. A esta trayectoria se le denomina trayectoria fundamental del proyecto.
Para nuestro ejemplo, la figura siguiente presenta, con las actividades sombreadas y borde rojo, la trayectoria acumulativa más larga. Esta totaliza 92 días efectivos de trabajo.
Un retraso en cualquier actividad de esta trayectoria fundamental se traducirá en un retraso en el tiempo total de desarrollo del proyecto. Esta eventulidad sólo podrá ser compensado con la agilización de otra actividad.
Las actividades que no están en la ruta crítica tienen más margen de maniobra y pueden ser desplazadas sin que se afecte la fecha de finalización del proyecto.
En este artículo se presentan los pasos para el desarrollo del diagrama de Ishikawa, o diagrama causa-efecto. También incluye un ejemplo adicional donde el objetivo es identificar los factores que originarían un efecto deseado. El diagrama de Ishikawa, es una...
Este artículo presenta un ejemplo para elaborar el diagrama de Pareto, método que permite distinguir entre las causas más importantes de un problema y las triviales (para una introducción general, lea este artículo). A pesar de su simplicidad, este diagrama es una de...
