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La fase de formación es el primer estadio de un equipo de trabajo, atendiendo al modelo de desarrollo de Tuckman. En esta etapa, el grupo inicia las reuniones y comienza su camino para convertirse en un equipo como tal.
Un buen ejercicio para comprender la naturaleza de la fase de formación de un equipo es pensar en nuestra experiencia cuando nos hemos integrado en un equipo de trabajo. Preguntarnos cómo nos hemos sentido, qué dudas nos surgieron, qué expectativas tuvimos, cómo percibimos a los demás miembros del grupo y al líder.
Probablemente usted recuerde haber experimentado una combinación de emoción e incertidumbre. Ello, en una situación en la que no ha habido lugar para que emerja la confianza con los colegas del equipo. Quizá haya tenido la sensación de que, a pesar de unas altas expectativas sobre el rendimiento del grupo, las reuniones resultaban poco productivas.
Lo anterior es común a los equipos, ya que todos experimentan la fase de formación de un modo u otro. Una fase en la que aún el grupo no es un equipo, aunque pueda parecer lo contrario. De hecho, es muy común que los miembros del equipo muestren, unos con otros, el mejor comportamiento. Pero al mismo tiempo, están evaluando a los demás y, también, al líder del equipo y a su autoridad.
La fase de formación del equipo comienza cuando sus miembros se reúnen por primera vez. Este primer contacto, las presentaciones, los comentarios y las discusiones informales tras la reunión forman parte de esta fase.
Aquí, el grupo establece sus expectativas, sus componentes se empiezan a conocer y a desarrollar una cierta confianza inicial. Comparten información sobre su experiencia e intereses, al tiempo que se forman las primeras impresiones sobre los demás. También conocen el proyecto, sus objetivos y se plantean qué papel desempeñarán en su desarrollo.
En esta fase de formación del equipo, surgen sentimientos de excitación y ansiedad. Esto es así ya que, por un lado, los miembros del equipo tienen por delante un reto que puede generar ilusión. Pero al mismo tiempo, aparecen dudas acerca del papel que jugarán en el logro de los objetivos y si su contribución estará a la altura de lo que se les demanda.
Así mismo, pueden sentir inquietud acerca de lo que el equipo logrará, del hecho de trabajar en un entorno de equipo, y de colaborar con personas que no conocen.
Es una fase en la que existe alta dependencia del líder, del que se requiere orientación y dirección. Los roles y responsabilidades individuales no están claros y los procesos del trabajo en equipo son a menudo ignorados. Sin embargo, y al mismo tiempo, los miembros prueban la tolerancia del sistema y el líder.
Su usted lidera un equipo de trabajo, ha de estar preparado para responder a un buen número de preguntas acerca de los objetivos del equipo, del proyecto de trabajo, de las relaciones del equipo con otras instancias de la organización y sobre cómo se van a procurar los recursos necesarios.
También tendrá que plantearse algunas cuestiones, de cuyas respuestas obtendrá información para actuar en esta fase de formación del equipo.
¿Cómo equilibran los individuos su deseo de examinar las figuras de autoridad y su dependencia de esas figuras, para ayudar al equipo a iniciar su trabajo eficazmente?
¿Cómo se sienten los miembros del equipo durante las reuniones y en la relación con los demás?
¿Cómo puede lograrse que los miembros del equipo se sientan cómodos y desarrollen un espíritu de confianza con sus compañeros y con el líder?
Tanto usted como el equipo deberán formularse estas preguntas de forma abierta y honesta. Si surgen problemas significativos, deberá resolverlos lo más rápidamente posible.
Durante esta etapa, es puesta a prueba la capacidad del líder (y en su caso del facilitador), para dirigir al grupo y canalizar productivamente la energía liberada.
Debido a este relativo desorden en el proceso de equipo, los equipos pueden no hacer muchos progresos durante esta fase, mostrándose cierto número de comportamientos improductivos
Tenga en cuenta que, en esta fase, los miembros del grupo tratarán de identificar quién es quién y cuál es su papel en el equipo.
Esta etapa incluye la formación de una atmósfera de seguridad y aceptación, evitando la controversia. Para conseguirlo, como líder deberá facilitar orientación y dirección.
En esta etapa inicial del equipo, como líder deberá ser muy claro sobre los objetivos del equipo, proporcionando una dirección clara con respecto al proyecto.
El líder actuará según las siguientes pautas:
En primer lugar, el líder del equipo debe asegurar que todos los miembros participen en la determinación de las funciones y responsabilidades del equipo. Debe ayudar a establecer cómo se trabajará conjuntamente. Es decir, a definir las «normas del equipo».
Es importante que, durante la fase de formación del equipo, se dote de estructura a las reuniones de trabajo. Esto facilitará centrar las discusiones, clarificar las tareas y definir los roles.
Como la mejor forma de reducir la incertidumbre y dar sentido a lo que será el trabajo de las personas que integran el equipo.
Los miembros del equipo necesitan plantear cuestiones a los demás para conocer la experiencia y grado de competencia existente en el grupo, así como las diferencias y similitudes en el estilo de trabajo de cada persona.
La participación equilibrada es un aspecto vital del trabajo en equipo. Como líder de equipo, usted debe establecer el ritmo para equilibrar la participación; estimulando a todos a participar y desalentando el comportamiento dominante, especialmente en las primeras reuniones.
En un equipo de trabajo la comunicación es fundamental. Así, la comunicación efectiva es esencial para crear un entorno en el que pueda aparecer la sinergia positiva.
Uno de los elementos del éxito de un equipo es la comunicación, que permite el eficaz intercambio entre los miembros del equipo. Por ello, es preciso trabajar este aspecto desde la misma fase de formación del equipo.
¿Qué necesitan conocer los equipos en la Fase de Formación?
Las personas que conforman el equipo necesitan saber:
- Que existe un plan y que tienen un tienen un papel en ese plan.
- Que se espera de ellas un rendimiento específico.
- Cómo encajan dentro del equipo.
- Cuáles son las normas básicas del equipo.
- Que el grupo está liderado por una persona competente.
En definitiva, saber que el proyecto en el que van a trabajar tiene una dirección hacia un meta; que tienen un lugar en ese proyecto, y una persona capaz al frente.
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