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El Manual de Funciones constituye el documento formal que compila las diferentes descripciones de puestos de trabajo de una organización. Es el resultado del estudio de los puestos de trabajo, imprescindible para llevar a cabo la correcta gestión de las personas.
En el análisis de los puestos de trabajo pueden considerarse pioneros a Frank y Lillian Gilbreth, quienes idearon el diagrama de flujo para analizar el proceso de trabajo.
El Manual de Funciones permite:
En la administración pública, constituye un elemento clave para la correcta elaboración de la Relación de Puestos de Trabajo.
El Manual de Funciones compila las descripciones de puestos de trabajo producto del análisis de puestos de trabajo. Habitualmente, estas descripciones adoptan la forma de fichas descriptivas del puesto.
Una ficha de descripción de puestos es un documento formal donde se reflejan los resultados del análisis de puestos realizado previamente.
El registro se efectúa ordenadamente y en impreso normalizado. Así, se facilita el conocimiento y la comprensión de los puestos analizados.
Se expone a continuación una breve reseña del significado de cada uno de los distintos apartados que integran la Ficha Descriptiva de un Puesto de Trabajo.
Es la razón de ser de un puesto de trabajo y responde a la cuestión ¿Para qué existe el Puesto? Revela, por tanto, la contribución básica de un puesto a los resultados de la organización.
A continuación, algunos ejemplos de Finalidad:
Es lo que materialmente aporta un Puesto a una Empresa o a un Área Funcional de la misma.
Es el conjunto de actos elementales que realiza una persona para materializar una parte importante de su trabajo, ejemplos:
Si queremos tener una mejor comprensión del manual de funciones, conviene agrupar las tareas que se realizan en unidades de mayor dimensión que se denominan funciones. A su vez, estas funciones se clasifican en:
Estas son grupos de tareas o actos que realiza una persona para conseguir un objetivo o fin concreto. Por ejemplo:
En el análisis de los puestos directivos y de mando, el manual de funciones debe:
Con relación a los puestos de ejecución, el análisis de los mismos deberá reflejar totalmente las Funciones y Tareas más significativas, limitando el número de ellas a 10 ó 12.
En el estudio de las decisiones que se adoptan en un determinado puesto, es fundamental definir la envergadura de esta, la cual viene dada por la magnitud de la decisión.
Como ya sabemos, en toda organización los puestos están íntimamente relacionados entre sí. De tal manera, si la conexión y cooperación entre ellos no es eficiente, el funcionamiento y resultados de estos no alcanzan el rendimiento esperado.
De este modo, las relaciones entre los puestos se clasifican en dos grandes grupos:
Determinados puestos de trabajo operan en unas condiciones de penosidad. por ejemplo, de ruido, polvo, calor, frío, humedad, toxicidad, peligrosidad, esfuerzo físico, que requieren una determinada capacidad física de los titulares o que afectan a la salud de estos.
El manual de funciones reflejará también los riesgos posibles de cada puesto. Esta información es de gran valor ya que permite mejorar la gestión de la prevención y seguridad laboral.
Lógicamente, el desempeño eficiente de un puesto de trabajo exige que el titular de este posea determinado:
Finalmente, reseñar que, durante la fase de análisis de puestos, el analista debe captar cuáles son estos requerimientos. Además del grado y nivel que de los mismos se necesita.
En este sentido, y para llegar a una definición más exhaustiva de estos requerimientos, se confeccionaría la ficha profesiográfica (profesiograma), que determinará el Perfil de Exigencias del Puesto.
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