Mejora de Procesos
En la Administración Pública el trabajo sobre los procesos tiene particular importancia por su variedad y cantidad. La mejora de procesos toma como referencia el ciclo de mejora continua de la Gestión de la Calidad.
La mejora de procesos está integrada en la Gestión de Procesos cuyas fases son:
- Identificación.
- Clasificación.
- Desarrollo.
- Documentación.
- Toma de datos.
- Planificar.
- Hacer.
- Controlar.
- Actuar.
Para planificar es preciso contar con mediciones de los tiempos de ciclo del proceso y de otras variables, como el porcentaje de fallos o defectos por ejemplo. Con este análisis se identificarán las áreas de problemas y las causas que los generan. Esto dará lugar a intervenir sobre el proceso tomando las medidas de rediseño convenientes
Las mejoras de los procesos incluirán también la eliminación de duplicidades, puesta a punto de las carencias que se detecten, así como identificación de las mejoras tecnológicas que se requieren para un mejor funcionamiento del proceso.
Los cambios efectuados se reflejarán en la documentación del proceso. El responsable de mantener actualizada esta documentación es el propietario del proceso.
El proceso una vez rediseñado y documentado se implantará, lo que incluirá un plan de información y comunicación a todos los implicados.
El seguimiento se llevará a cabo por medio de los correspondientes indicadores, los cuales tendrán objetivos de mejora, y formarán parte de un cuadro de mando que recogerá los indicadores de todos los procesos analizados.
Finalmente, se estudiarán los resultados obtenidos por las acciones de mejora, actuando en el sentido de estandarizar aquellos cambios que se han mostrado eficaces, reiniciado el proceso de mejora mediante una nueva planificación de objetivos y acciones.
