Este artículo presenta un ejemplo de desarrollo de la tormenta de ideas, técnica grupal dirigida a la generación de un elevado número de ideas.

La tormenta de ideas, o brainstorming, es ampliamente conocida. No obstante, con frecuencia su aplicación no es del todo correcta. Resultado de ello es que, tanto la metodología de desarrollo, como el tratamiento de las ideas generadas en las sesiones de trabajo, adolecen de errores que impiden obtener buenos resultados.

Por ejemplo, es habitual encontrar un número elevado de ideas, pero no se priorizan al objeto de reducir las alternativas sobre las que efectuará un análisis más detallado.

A continuación, se expone un ejemplo real de desarrollo de la tormenta de ideas. Es recomendable, no obstante, revisar el artículo general sobre esta técnica creativa.

Desarrollo de la Tormenta de Ideas

El desarrollo de la tormenta de ideas tiene dos etapas. Una primera de preparación, previa a la sesión, y otra que es la aplicación de la técnica en sí misma.

Preparación

Preparar la tarea

La primera labor del facilitador es definir el problema sobre el que se quiere trabajar. Debe formularse de modo específico, ser claro y no demasiado complejo. Si existe esa complejidad, puede dividirse en temas más concretos para ser abordados en momentos diferentes.

Durante el desarrollo de la tormenta de ideas, la creatividad puede disminuir. En ese momento, el facilitador debe estimular al grupo, sugiriendo una pregunta como: ¿Podemos combinar estas ideas? o ¿Qué tal observar esto desde otra perspectiva? Por ello es conveniente preparar una lista de preguntas a formular, e incluso de ideas relacionadas con el tema de análisis.

Desarrollo de la Tormenta de Ideas

Preparar el grupo

La primera tarea es seleccionar a los participantes, según la naturaleza del tema objeto de estudio.

El tamaño del grupo puede oscilar entre 5 y 7 participantes, si bien pueden funcionar bien grupos de hasta 10 personas.

El facilitador debe disponer una invitación y carta informativa para los participantes que contendrá el nombre de la sesión, el problema, hora, fecha y lugar del encuentro.

El problema se describe en forma de una pregunta, siendo conveniente incluir algunas ideas como ejemplo. La nota es enviada a los participantes con una antelación de dos días, para que puedan reflexionar sobre el problema de antemano.

Este aspecto de la reflexión anterior facilitará la producción de ideas, en consonancia con lo citado anteriormente sobre la eficacia de la generación individual de ideas. Los participantes van así preparados, habiendo reflexionado previamente y con algunas ideas ya elaboradas.

Preparar el entorno.

El medio en que se lleva a cabo el desarrollo de la tormenta de ideas es de suma importancia. Es necesario crear un ambiente relajado, done los participantes se encuentren cómodos, ya que esto facilita el trabajo a realizar.

Es indispensable revisar el lugar en que se va a llevar a efecto la técnica, comprobando las instalaciones y los medios auxiliares.

Aplicación

Presentación de la sesión de trabajo

En primer lugar, se ofrece una explicación de la tarea, de sus objetivos, del   procedimiento a seguir y de la duración de la sesión de trabajo.

Se recomienda que la fase de generación de ideas dure de 15 a 25 minutos, en función del número de participantes.

En general, el total de la sesión puede llegar a 2 horas o más, según el número de integrantes del grupo y de la complejidad del tema.

Las normas deben ser explicadas en un lenguaje familiar, utilizando palabras informales.

Es de vital importancia la comprensión de las normas y, especialmente, de los principios de la tormenta de ideas que posibilitan la producción de ideas originales:

  • La crítica no está permitida.
  • La libertad de pensamiento es indispensable.
  • La cantidad es fundamental.
  • La combinación y la mejora deben ponerse en práctica.

A lo que se puede añadir:

  • Evitar la discusión. Durante la generación de las ideas no está permitido entrar en el debate de estas. Tampoco se deben hacer comentarios sobre ellas, ni positivos ni negativos.
  • Todas las personas que integran el equipo deben contribuir activamente.

A lo largo de la sesión las directrices deben hacerse cumplir con amabilidad, pero firmemente.

Generación de ideas

El tema se muestra de manera visible en una pizarra, soporte o pantalla, de modo que no haya dudas sobre el mismo. Hay que asegurar que se ha comprendido correctamente por parte de todos los participantes. Es aconsejable que esté planteado en forma de pregunta.

Ahora es el momento de establecer un objetivo sobre el número de ideas a alcanzar. Como mínimo, hay que proponer que se produzcan 40 ó 50 ideas para un grupo en torno a 6 personas.

Recomendación


Tenga presente que no debe haber absolutamente crítica alguna sobre las ideas expuestas. No importa que algo parezca insustancial o irracional. Puede ser divertido, además de potencialmente útil.

Una vez que se inicia la producción de ideas, los participantes expresan sus soluciones al problema. Mientras, el facilitador (que puede estar asistido por un secretario) las registra, bien en una pizarra o en un rotafolio, de forma visible para todas las personas participantes.

Sobre la mecánica de la expresión de ideas, hay dos formatos:

Estructurado

Se solicita a cada individuo que aporte su idea en un turno; si alguien no puede hacerlo, podrá pasar turno en esa ocasión y aportar en el siguiente.

Este mecanismo está indicado cuando el facilitador no posee mucha experiencia o se presume que puede surgir una participación desequilibrada (algunos participantes producen un número de ideas muy superior al de los demás). De este modo se establece un balance que permite la intervención equilibrada de todos los miembros.

No estructurado.

Es el método habitual para el desarrollo de la tormenta de ideas. Se expresan las ideas según van surgiendo en la mente de cada participante. En este caso, el facilitador deberá prestar especial atención a que la participación sea completa y las aportaciones razonablemente repartidas.

Las ideas serán registradas en una pizarra, panel o similar. Pueden usarse notas adhesivas a este efecto. La condición es que se sitúen en lugar bien visible. En cualquier caso, las ideas deberán haber sido escritas sin interpretación alguna, es decir, ser un reflejo exacto de lo que dijo la persona que la expuso.

Mejora de ideas

El papel dinamizador del facilitador es aquí, nuevamente, crítico. Una vez expuestas todas las ideas, es preciso asegurarse de que han sido comprendidas. Para ello se revisarán, preguntando a los participantes si hay dudas o se quiere hacer algún comentario.

La combinación, la reelaboración, la síntesis de una o más ideas… Son mecanismos que deben ser utilizados para desarrollar nuevas ideas y perfeccionar las existentes.

Tratar de reconsiderar la idea inicialmente más absurda o ingenua y buscar la forma en que podría ser modificada para crear la mejor solución. Se pueden solicitar nuevas ideas individuales y giros sobre las expresadas, proporcionando siempre retroalimentación y agradecimiento como medio para estimular la participación.

Es posible que se considere conveniente reducir la lista a un número inferior de términos para que sea más manejable, o que se prioricen algunos elementos. Entonces se aplicará un sistema de votación múltiple  (expuesto en el siguiente apartado).

Evaluación

Aunque a veces omitida, esta última fase es fundamental en el desarrollo de la tormenta de ideas.

Por otra parte, la evaluación de las ideas puede hacerse en la misma sesión de brainstorming o en un momento posterior.

Aprendizaje


La fase de evaluación es imprescindible. No se puede trabajar detenidamente sobre un alto número de ideas, por eso es necesario reducir la lista.

Resultado de la evaluación es la selección de las ideas. El voto individual para la selección de las ideas finales es el mejor método para predecir las ideas de éxito y es especialmente beneficioso para aumentar el compromiso de los participantes con la idea o ideas elegidas.

En este marco es de utilidad el procedimiento de votación múltiple (multivotación).

Este procedimiento es llevado a cabo en las siguientes fases:

Asignar una letra a cada elemento

Para facilitar el recuento de votos que se llevará a cabo más adelante.

Votar

Se procede a la votación por parte de todos los componentes del equipo, considerando que:

  • A cada participante se le asigna un número de votos que es igual a la mitad del número total de elementos de la lista (o a la tercera parte, según la amplitud de la lista).
  • Cada participante puede aplicar los votos a razón de uno, y no más de uno, por idea. Deben utilizarse todos los votos asignados.

Recuento de votos

Ahora, se sitúan, junto a cada uno de los elementos, tantos votos como hayan obtenido. Finalizada la votación se procede a eliminar los elementos menos votados. Para ello, pueden utilizarse los siguientes criterios (Scholtes, 2003 [1]):

  • Si el equipo tiene menos de 5 miembros, eliminar los elementos que reciben 2 votos o menos.
  • En el caso de tener de 6 a 15 miembros, eliminar aquellos con 3 o menos votos.
  • Si son más de 15, eliminar los que reciben 4 o menos votos.

Votaciones adicionales

Finalmente, y ya en una segunda vuelta, se le asigna a cada persona un número de votos igual a la mitad, o la tercera parte, de los elementos restantes, repitiéndose los pasos 2 y 3.

Se continúan realizando series de votaciones hasta que el número de elementos se ha reducido a 3 ó 5.

Ejemplo de Votación en el desarrollo de la tormenta de ideas

La figura anterior resume el resultado de una primera ronda de votación, en un grupo de ocho miembros, para los elementos del ejemplo de desarrollo de la tormenta de ideas. A la izquierda de cada letra, el número de votos obtenido por cada uno de ellos. Se han rodeado con un círculo los elementos que han superado el criterio. Éstos deberán ser votados al menos en una segunda ronda.


Este artículo está extraído del libro: Talavera, C. (2012). Métodos y herramientas de mejora aplicados en la administración pública. Granada: UIM. Se prohíbe su reproducción total o parcial sin el permiso del autor.

Nota

[1] Scholtes, P.R; Joiner, B.L; Streibel, B.J: The Team Handbook. 3ª edición. Madison (EE. UU.): Oriel Incorporated, 2003. ISBN: 1-884731-26-0.

Pin It on Pinterest

Share This