Este artículo provee las instrucciones precisas para llevar a cabo el desarrollo del diagrama de proceso de decisión, incluyendo un ejemplo real.

Cualquier proyecto o plan de acción va a encontrar dificultades que pongan en riesgo su eficaz ejecución. El diagrama de procesos de decisión proporciona un proceso lógico para los equipos de trabajo de forma que puedan determinar qué estrategia seguir ante contingencias no deseadas.

Este Diagrama  es una herramienta de carácter preventivo que facilita la identificación de potenciales amenazas, programando contramedidas específicas para contrarrestarlas.

Desarrollo del Diagrama de Proceso de Decisión

El desarrollo del diagrama de proceso de decisión implica los siguientes pasos:

  1. Crear el equipo.
  2. Formular el objetivo.
  3. Formular el objetivo.
  4. Identificar problemas potenciales.
  5. Determinar y seleccionar contramedidas.

El diagrama de proceso de decisión requiere de la identificación de las fases necesarias para alcanzar un objetivo.

Una vez determinadas éstas, el equipo explora los problemas que potencialmente pueden darse en cada una de ellas.

Para cada problema se prevé una o más contramedidas de las que, finalmente, se seleccionarán aquellas que sean viable y eficaces.

diagrama de proceso de decisión

1. Crear el equipo.

Quizá el equipo de trabajo esté ya configurado. En cualquier caso debe estar compuesto por personas con conocimiento acerca del objetivo o del proyecto sobre el que se va trabajar.

2. Formular el objetivo.

Debe alcanzarse un acuerdo respecto a esa formulación, que ha de estar expresada mediante una frase que describa con claridad el objetivo, facilitando la identificación de niveles subordinados.

Así, se situará, de forma visible para todo el equipo, centrada en la parte superior del área de trabajo.

En el ejemplo que servirá de guía para el desarrollo del diagrama de proceso de decisión, el objetivo es iniciar la gestión por procesos en un Área organizativa.

3. Establecer las fases.

Ahora, se trata de establecer las fases principales para la consecución del objetivo. Puede utilizarse la pregunta: “¿Qué tareas deben completarse para alcanzar el objetivo?”

La producción de ideas puede llevarse a cabo mediante una tormenta de ideas o bien con un diagrama de afinidad. Los pasos identificados para lograr el objetivo se enlazan con la tarjeta inicial en un segundo nivel .

desarrollo del diagrama de proceso de decisión _1

4. Identificar problemas potenciales.

Para cada una de las ramas que se derivan del tema, u objetivo principal, se exploran las dificultades que puedan surgir. Es decir, para cada paso o fase, se identifican los problemas potenciales para su desarrollo.

Se pueden utilizar preguntas como:

  • ¿Qué podría ir mal en este paso o fase?
  • ¿Qué dificultades pueden surgir?

El equipo responde a estas preguntas alcanzando un consenso sobre las posibles dificultades, en cada fase de las previstas, para lograr el objetivo. Así que estas dificultades se anotan en tarjetas, que son ubicadas de forma que queden enlazadas con su fase correspondiente.

El hecho de que las respuestas se escriban en tarjetas, permite su movilidad. Igualmente, facilita la tarea en este paso del desarrollo del diagrama de proceso de decisión.

5. Determinar y seleccionar contramedidas.

Finalmente , la cuestión a plantear es qué contramedidas o acciones pueden responder correctamente a las dificultades registradas. Para ello se revisan los problemas potenciales de cada rama, generando al menos una contramedida para cada problema.

desarrollo del diagrama de proceso de decisión _3

Así, estas acciones o contramedidas se seleccionan según el siguiente criterio:

  • X: Contramedida inadecuada o difícil de aplicar.
  • O: Contramedida seleccionada.

Este artículo está extraído del libro: Talavera, C. (2012). Métodos y herramientas de mejora aplicados en la administración pública. Granada: UIM. Se prohíbe su reproducción total o parcial sin el permiso del autor.

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