Estructurar una presentación pública adecuadamente es un
requisito básico para el éxito. Al igual que un buen escrito, una exposición o
un discurso deben estar organizados de modo que tanto su inicio, como el núcleo
y conclusión contribuyan al éxito, satisfaciendo a la audiencia y, también, las
aspiraciones del ponente.
La introducción, el cuerpo y la conclusión constituyen las
tres fases genéricas sobre las que debe discurrir una intervención en público.
No importa el tiempo disponible. Puede tratarse de una charla corta, o de una
conferencia de mayor duración.
En todos los casos, las tres partes son igualmente importantes
para estructurar una presentación; aunque, a veces, no se considera
suficientemente la apertura y la conclusión.
Sin embargo, el comienzo debe captar la atención de los
asistentes. Y el final debe dirigirse a proyectar una buena impresión y dejar
claro el mensaje, la petición o el cambio que se desea sugerir.
Inicio, Cuerpo y Conclusión. Fases para Estructurar una Presentación
Organice su intervención en tres etapas. Será transitando a través de ellas que conseguirá buenos resultados.
Introducción
El primer momento de la presentación tiene gran importancia. Es cuando se ha de captar la atención de la audiencia, concitando su interés y preparándola para la recepción del mensaje principal.
Para conseguir esos objetivos, usted puede plantear una comentario que llame a la reflexión, hacer una declaración controvertida o interesante, plantear una pregunta retórica, contar una anécdota o una historia personal, proponer ejemplos cercanos a los asistentes, o utilizar una dato contundente y espectacular.
El objetivo de la Introducción es atraer la atención de la audiencia.
Siempre, atendiendo a un lenguaje no verbal que transmita entusiasmo. Y sonriendo. La sonrisa relaja a los asistentes y crea un buen clima.
Lo que debe evitar es ser previsible. Huya por tanto de las aperturas habituales del tipo: “Voy a hablarles de (título de la exposición) …”.
Cuerpo
Es el núcleo central de la intervención. Contiene el mensaje que quiere transmitir.
Al plantearse cómo desplegar el cuerpo de la presentación ha de tener en cuenta que no se trata de demostrar su dominio sobre la materia. Este es un error frecuente que lleva a trasladar tal cantidad de información que impide la recepción, por parte del público, de su mensaje principal. Incluso es más que posible que solo consiga aburrir a los asistentes.
Así, debe centrarse en unas pocas ideas clave. Tres o cuatro a lo sumo. Estas ideas centrales deben referirse a un concepto único y general, de modo que la información se organice jerárquicamente.
Entonces, se plantean las ideas generales para, después, entrar en los detalles, que pueden estar apoyados por evidencias y estadísticas.
Para reforzar el Cuerpo de la exposición:
Decir lo que se va a decir.
Decirlo.
Decir lo que se acaba de decir.
Los puntos deben organizarse de modo que estén relacionados entre sí, para que cada idea se construya sobre la anterior. Esta forma de estructurar la presentación aportará un modo lógico de progreso, facilitando el trabajo del oyente.
Otro elemento que considerar es la repetición de las ideas clave, con diferentes palabras y desde diferentes perspectivas. Esta forma de estructurar la presentación facilita el paso de lo expuesto a la memoria a largo plazo. La repetición, de hecho, es clave para recordar.
La Primera Regla para Estructurar una Presentación: No Aburra
Si quiere que el mensaje llegue a la audiencia, esta tiene que prestar atención. Y esta atención solo se produce cuando la intervención resulta interesante.
Así, tenemos una primera regla para estructurar una presentación pública, esencial, para situarnos en el buen camino: No aburra.
Pero ¿cómo evitar el aburrimiento? En primer lugar, hemos de tener en cuenta que mantener la atención de un auditorio no es tarea fácil. Observe la conocida como “curva de la atención”.
Curva de la Atención
Esto es lo que sucede habitualmente. Tras el inicio de la presentación, la audiencia presta un nivel de atención muy elevado. A partir de los diez minutos, este se reduce a un grado verdaderamente pobre.
Al final, suele incrementarse. Quizá, los oyentes se sientan animados al detectar que se van a presentar las conclusiones y que está próximo en final de la exposición.
Las personas nos distraemos en una conferencia o exposición oral por distintas razones. Tal vez, no estemos muy interesados en el tema, y acudamos por motivos distintos que escuchar al ponente. Pero hay otras causas. Desde problemas técnicos de sonido, que impiden seguir la exposición, hasta una estructura discursiva deficiente, o el acompañamiento de unas diapositivas mal diseñadas.
O el estilo del orador, cuando interviene con voz monótona, frases largas y complicadas, términos difíciles de comprender y utilizando abreviaturas y frases pasivas.
La Regla de los Diez Minutos
Si la atención decae a los 10 minutos, una buena opción es segmentar la intervención en partes también de diez minutos, cada una de ellas coronadas con unas conclusiones intermedias. Esto permite a la audiencia recuperar la atención y “ponerse al día” en caso de que hayan perdido el hilo del discurso.
Además, le da al orador la oportunidad de repetir su mensaje, lo que facilita que sea recibido más nítidamente por el público.
No pierda de vista esta segunda curva. Es útil no solo para programar conclusiones parciales, sino también para “resetear” la atención de la audiencia.
Es lo que John Medina llama la “regla de los diez minutos” [1].
Conclusión
La conclusión es la oportunidad para reiterar el objetivo de
la presentación. Ha de ser un resumen y no contener información nueva.
Es el momento de resumir los puntos principales, inspirar la reflexión de la audiencia y dejar una impresión positiva. En la conclusión se emplean frases cortas que resumen lo expuesto y refuerzan lo importante. Y, por supuesto, han de responder a los objetivos planteados en la introducción.
En el final, es también el momento de
realizar las propuestas o peticiones planteadas por usted como objetivos. Para
ello, utilice un tono emocional y actúe transmitiendo fuerza.
Y, cómo no, ofrezca a la audiencia unas
breves y cálidas palabras de agradecimiento.
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