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El ciclo PDCA de mejora continua (también conocido como “ciclo de Deming”) es una metodología para la mejora que fue intensamente promovida por este autor, si bien fue Walter A. Shewhart (1939) el primero que habló del concepto de ciclo de mejora. Edward Deming dio a conocer el término «ciclo Shewhart» para referirse al PDCA, aunque en Japón comenzaron a denominarlo como “Ciclo de Deming”.
Posteriormente Deming (1992) se refirió al ciclo PDCA de Mejora Continua como el ciclo PDSA; donde la ‘S’ tiene el significado de Estudio (Study). La finalidad es poner de manifiesto que esta fase es más que control o verificación, debiéndose estudiar los resultados obtenidos y las causas que han originado dichos resultados.
La dirección, sobre la base de las mediciones, datos e información que posee, planifica los cambios. A grandes rasgos, en el ciclo PDCA de mejora continua, esta planificación consiste en determinar qué se quiere alcanzar y definir los métodos y formas de acción que se aplicarán para obtener los resultados deseados. Es lo que se denomina «Enfoque».
Al mismo tiempo, el enfoque debe estar relacionado con la estategia de la organización y estar fundamentado; con procesos bien definidos.
Desplegar los enfoques con el alcance apropiado, en las áreas relevantes. De forma sistemática y estructurada.
Los resultados se evalúan y analizan sistemáticamente, identificando y desarrollando mejoras. Se mide la eficacia del despliegue del enfoque mediante indicadores bien definidos. Esta fase ha de comportar el aprendizaje para identificar las mejores prácticas y detectar oportunidades de mejora.
Puede definirse como obtener un grado de rendimiento superior al anterior. Una vez cotejados los objetivos previstos con los resultados reales. Si se alcanzó lo planificado, los cambios se sistematizan y documentan, es decir, se normalizan.
En caso de no haberse logrado los objetivos del plan, se analizan las causas de las desviaciones y se generan las acciones que permitan eliminar las causas–raíz de esos errores.
El ciclo PDCA de mejora continua debe incorporarse al modo habitual de trabajar en la organización. Formar parte relevante de la cultura de la organización, siendo asumida como un valor fundamental. Ha de constituir un estilo de gestión cuya principal característica es que no finaliza nunca. Y, más aún, un estilo de pensar y de actuar. Emprender acciones puntuales, destinadas a subsanar determinados problemas, por muy efectivas que éstas pudieran ser, no es suficiente.
El enfoque del ciclo PDCA de mejora continua supone un avance respecto al clásico Proceso Directivo de Henry Fayol, relativo a las funciones o actividades que ordinariamente realiza la organización, sus directivos o gerentes, y que diferencia el rol de estos en la institución con relación al resto del personal. Estas funciones se realizan en una secuencia ordenada y las llevan a cabo, en mayor o menor medida, los supervisores de todos los niveles, gerentes intermedios y altos directivos.
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