Gestión de Procesos en la Administración Pública

La Gestión de Procesos en la Administración Pública permite alcanzar mejores resultados y de una forma más eficiente, al hacer posible que los sistemas, las personas y, en general, los recursos disponibles, trabajen coordinados y en armonía con objetivos claramente definidos. A esto es a lo que se denomina Optimización, es decir, que las partes de trabajen colectivamente para alcanzar las metas del conjunto del sistema.

Porque una organización es eso, un Sistema compuesto por distintas partes y subsistemas que deben operar de manera acoplada, coordinada, en un mismo sentido. Y este sistema está compuesto por procesos relacionados entre sí, de forma que los resultados de unos serán “entradas” de otros en forma de materiales, información, instrucciones, documentos…

La Gestión de Procesos facilita la coordinación entre los elementos del sistema y, por tanto, esa necesaria optimización. Es más, podemos considerarla imprescindible. Una meta de la gestión de procesos es la mejor comprensión sobre cómo se realizan las operaciones de una organización, de cómo se relacionan entre sí.

Gestión de Procesos en la Administración Pública

En las administraciones públicas, el número de procesos suele ser muy elevado. En un ayuntamiento de una población de, por ejemplo, 50.000 habitantes no es extraño encontrar del orden de 600 procesos distintos, incluso más en función del grado en que distintos servicios estén externalizados de una forma u otra. Estos procesos, a su vez, deben contemplar un considerable número de procedimientos jurídico-administrativos. En definitiva, un sistema complejo que necesita precisamente de una forma de gestión basada en procesos para resultar eficaz y eficiente.

Gestión de Procesos en la Administración Pública

Gestión de Procesos en la Administración Pública. Inventario de procesos del Área de RR. HH. de una Diputación Provincial

Sin embargo el enfoque de la gestión de procesos en la administración pública no está tan extendido. Es más, se aplica poco, muy poco. Y ello en un contexto, en España, de crisis en la que las administraciones públicas, incluidas las locales, enfrentan situaciones de tesorería en muchos casos graves o muy graves. La gestión de procesos permite analizar con detalle las actividades de una organización y así estar en condiciones de mejorar la calidad de los resultados y la satisfacción de ciudadanos y ciudadanas, detectar oportunidades de mejora y, no hay que olvidarlo, reducir costes. Y todo ello al mismo tiempo. Habría que añadir que, desde una visión de procesos, es posible determinar las cargas de trabajo de los procesos y llevar a cabo una consecuente distribución del personal de la institución. En definitiva, gestionar por procesos debe considerarse más que una elección, una obligación.

De hecho en España, y en el ámbito de la Administración Electrónica, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en su artículo 34 (Criterios para la gestión electrónica), establece que: “La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos, procesos y servicios irá siempre precedida de la realización de un análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, proceso o servicio“. Es decir, implica la necesaria gestión y rediseño de los procesos de forma previa al implementación del sistema de administración electrónica.

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