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La Gestión de Procesos en la Administración Pública permite alcanzar mejores resultados y de una forma más eficiente. Hace posible que los sistemas, las personas y, en general, los recursos disponibles, trabajen coordinados y en armonía con objetivos claramente definidos.
Es lo que se denomina Optimización; es decir, que las partes de trabajen colectivamente para alcanzar las metas del conjunto del sistema. Implica percibir la organización como un sistema de procesos.
Porque una organización es eso: un Sistema que integra distintas partes y subsistemas que deben operar de manera acoplada. Coordinada, en un mismo sentido. Y este sistema contiene procesos relacionados entre sí. De este modo, los resultados de unos son “entradas” de otros, en forma de materiales, información, instrucciones, documentos…
La Gestión de Procesos facilita la coordinación entre los elementos del sistema y, por tanto, esa necesaria optimización. Es más, podemos considerarla imprescindible. Una meta de la gestión de procesos es la mejor comprensión sobre cómo se realizan las operaciones de una organización, de cómo se relacionan entre sí.
En las administraciones públicas, el número de procesos es muy elevado. En un ayuntamiento de una población de, por ejemplo, 50.000 habitantes no es extraño encontrar del orden de 600 procesos distintos. Incluso más, en función del grado de externalización de los servicios.
Estos procesos, a su vez, deben contemplar un considerable número de procedimientos jurídico-administrativos. En definitiva, un sistema complejo que necesita precisamente de una forma de gestión basada en procesos para resultar eficaz y eficiente.
Sin embargo, el enfoque de la gestión de procesos en la administración pública no está tan extendido. Es más, se aplica poco, muy poco.
La gestión de procesos permite analizar con detalle las actividades de una organización. Se establecen así las condiciones para mejorar la calidad de los resultados y la satisfacción de ciudadanos y ciudadanas; detectar oportunidades de mejora y reducir costes. Y todo ello al mismo tiempo.
Habría que añadir que, desde una visión de procesos, es posible determinar las cargas de trabajo de los procesos y llevar a cabo una consecuente distribución del personal de la institución. En definitiva, gestionar por procesos debe considerarse más que una elección, una obligación.
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