En un mundo global cada vez más acelerado, la gestión del tiempo se ha convertido en una habilidad esencial tanto para los individuos como para las. Las demandas constantes, los avances tecnológicos y la creciente conectividad han multiplicado las tareas diarias, haciendo que muchas personas perciban que no tienen suficiente tiempo para cumplir con todas sus responsabilidades.
Sin embargo, el tiempo, como recurso limitado y, lamentablemente, no renovable, exige un uso racional. Una buena gestión del tiempo no solo permite aumentar la productividad; también reduce el estrés, mejora la toma de decisiones y facilita el equilibrio entre la vida personal y laboral.
La evidencia científica respalda la utilidad de la gestión del tiempo, destacando sus efectos positivos tanto a nivel personal como laboral. Aunque se ha puesto en duda su impacto en la práctica diaria, los estudios han demostrado que gestionar bien el tiempo de trabajo influye favorablemente en las percepciones y emociones de las personas. Así, se ha encontrado mejoras significativas en el control percibido del tiempo y la satisfacción laboral, así como una reducción de las tensiones somáticas e inducidas por el trabajo. Además, el control percibido del tiempo actúa como un mediador clave entre las prácticas de gestión del tiempo y diversas variables de resultado, lo que refuerza la idea de que la gestión del tiempo es una habilidad esencial en el entorno laboral moderno (Claessens et al., 2007[i]).
Gestión del Tiempo y Rendimiento
La relación entre el tiempo dedicado a una actividad laboral y el rendimiento obtenido ha sido objeto de diversos estudios que analizan cómo la duración de la jornada laboral influye en la productividad.
Frente a la creencia de que más horas de trabajo implican más productividad, investigaciones recientes sugieren que precisamente son las jornadas laborales más cortas las que pueden resultar en personas más productivas. Por ejemplo, se ha documentado que trabajar menos horas se asocia con más concentración en las tareas, reducción de la procrastinación y aumento de la productividad.
Además, la calidad del tiempo de trabajo es un factor clave, siendo necesario establecer límites que reduzcan o eviten el cansancio. Esto sugiere que no solo la cantidad de horas trabajadas, sino también cómo se estructuran y gestionan, afecta el rendimiento laboral.
Una variable adicional, y que influye negativamente en el rendimiento, es la frecuencia de interrupciones mientras se trabaja. Su efecto es bien conocido desde hace tiempo. Así, un estudio clásico (O’Conaill y Frohlich, 1995[ii]) encontró que el 41% de las veces las personas no reanudan su tarea original después de una interrupción, lo que representa una pérdida significativa de concentración y, por tanto, de productividad. Este resultado pone de manifiesto la importancia de minimizar las interrupciones para optimizar el uso del tiempo.
Cómo Conseguir una Gestión del Tiempo Correcta
En primer lugar, hemos de reflexionar sobre nuestros hábitos de comportamiento con el fin de adaptarlos a un mejor uso del tiempo. Esto supone identificar aquellos que nos hacen malgastarlo para, así, adoptar medidas que lo eviten, entre ellas:
- Programar nuestra actividad. Considerar los imprevistos y establecer de modo racional las prioridades en nuestro trabajo (llamadas telefónicas, visitas, etc.), aportará eficacia y control sobre las actividades a las que dedicamos el tiempo.
- Evitar la fragmentación excesiva. Y las interrupciones en nuestra jornada de trabajo, pero respetando los descansos, fines de semana o vacaciones. Hay que tener en cuenta que necesario recuperar energías para hacer el tiempo de trabajo lo más productivo posible.
- Controlar las tareas. Anticipando las circunstancias que puedan plantearse y adelantando soluciones a los posibles problemas.
- Organizar los medios y las tareas. Agrupando las que sean compatibles entre sí. Además, es importante estructurar la documentación de forma clara y accesible, de modo que no solo podamos encontrarla fácilmente nosotros, sino también otras personas a quienes queramos facilitársela.
- Hacer uso de nuestra creatividad e imaginación. Para solventar los problemas con confianza en las capacidades propias. Las soluciones ideadas por los profesionales que conocen sus tareas suelen ser acertadas y eficaces para conseguir un mejor rendimiento en su trabajo.
Los Ladrones de Tiempo
Durante la jornada de trabajo, se presentan circunstancias que dificultan el desarrollo del trabajo. Actúan como verdaderos obstáculos al desempeño de nuestras funciones, consumiendo innecesariamente nuestra tiempo.
A la acción, actividad o persona, que nos ocupa un tiempo excesivo en relación con nuestras tareas laborales, se les denomina elocuentemente ladrones de tiempo. Normalmente, están bien identificados, e incluso conocemos cómo actuar frente a ellos. Pero, con frecuencia, no somos conscientes de los inconvenientes que representan.
Esta expresión tiene un sentido más cualitativo que cuantitativo, pues se trata de todas aquellas condiciones que pueden hacer imposible o retrasar la consecución de nuestros objetivos laborales.
El Teléfono y la Gestión del Tiempo
Uno de los elementos que perturban más la concentración en el trabajo es el teléfono. El recibir o efectuar llamadas telefónicas propicia interrupciones en la actividad, obligando además a realizar otras tareas probablemente sin conexión con aquello a lo que estábamos dedicados.
Estas actividades nuevas significan un esfuerzo extra. Su coste no se mide sólo por el gasto de tiempo que representan, sino también por la probabilidad de cometer errores, que aumenta conforme los temas tratados sean más diversos. Sus inconvenientes son superiores cuando las conversaciones telefónicas derivan, como pasa frecuentemente, hacía comentarios no relacionados con el objeto de la llamada.
Para aminorar los efectos de estas interrupciones pueden adoptarse una serie de medidas para organizar nuestro trabajo y ordenar el tiempo que le dedicamos.
Cuando realizamos nosotros las llamadas
a) Considerar la conveniencia de efectuarla y solo hacerla si es necesaria;
b) Preparar los temas a tratar y la información y documentación necesaria para que la conversación sea provechosa;
c) Conocer el mejor momento para contactar con nuestro interlocutor y no perder tiempo en su búsqueda dejando mensajes;
d) Al ser un medio de comunicación oral, anotar los temas y detalles que se hablen, para que no se olviden y se tenga que reiterar la llamada;
e) Agrupar las llamadas por temas y efectuarlas en el mismo espacio horario.
Cuando recibimos la llamada
a) Determinar un periodo para recibirlas y comunicárselo a las personas interesadas;
b) Fijar un tiempo de incomunicación, de manera que contemos con un espacio temporal delimitado para concentrarnos en el trabajo propio;
c) Tener información previa del interlocutor y la materia sobre la que se va a conversar; esto hace posible preparar la información, la documentación o la decisión a tratar;
d) Procurar que antes de colgar se concluya el tema tratado en todos sus términos, haciendo así innecesarias nuevas llamadas;
e) Asegurar que el interlocutor comprende los asuntos y detalles tratados (y los anote para evitar su olvido);
f) Concentrar la conversación en los temas que interesan y no derivar hacia otros ajenos al objeto de la llamada.
Las Visitas
Otra situación que provoca interrupciones y demanda un esfuerzo complementario, son las visitas, tanto las imprevistas como aquellas programadas. Pueden causar más perdidas que las llamadas telefónicas, en cuanto que una relación directa personal no suele atenerse a un guion previo. Es más, en bastantes ocasiones, alcanzados acuerdos o perfilados los temas, es decir, cumplidos los objetivos de la visita, es difícil darla por concluida sin que se considere descortés.
También pueden tomarse medidas que permitan ordenan las visitas sin que ocasionen una perturbación excesiva:
a) Fijar un horario de visita que se cumpla con rigor;
b) Concertar previamente las entrevistas, concretando los temas a tratar y determinando un tiempo máximo para su celebración;
c) Concentrar la conversación en los temas prefijados, no permitiendo desviaciones en la conversación hacia materias sin interés, tornando anotaciones que concreten lo hablado e impida su reiteración.
Reuniones con Colaboradores y Superiores
En principio, pude resultar difícil establecer método y orden cuando las reuniones implican el contacto personas que trabajan juntas diariamente. Pero hay que hacerlo.
Algunas pautas que ayudan que ayudan a la gestión del tiempo en este tipo de situaciones son:
- Establecer un horario de reuniones, estableciendo y comunicando a las personas que van a asistir la agenda y qué se espera de ellas.
- Preparar los temas a tratar. La información, documentación, mecanismos de toma de decisiones …
- Concretar los compromisos acordados y las acciones a seguir, estableciendo claramente quienes serán las responsables de su puesta en práctica.
Una descripción detallada de la organización, realización y control de las reuniones de trabajo puedes encontrarla en este artículo.
Consejos para Gestionar Ladrones de Tiempo
| Ladrón de Tiempo | Recomendación |
|---|---|
| Teléfono | – Agrupa las llamadas necesarias en bloques de tiempo planificados. – Establece un horario específico para recibir y realizar llamadas. – Prepara los puntos a tratar antes de hacer una llamada. – Usa asistentes virtuales o buzón de voz para priorizar las llamadas importantes. |
| Correo Electrónico | – Silencia notificaciones y revisa el correo en horarios establecidos. – Utiliza reglas y filtros para clasificar automáticamente los mensajes importantes. – Reserve momentos concretos del día a leer y responder correos en lugar de hacerlo constantemente. |
| Reuniones y visitas | – Establece una agenda clara y objetivos específicos para las reuniones. – Establece una duración máxima para las reuniones e informa a los asistentes al inicio. – Evita reuniones y visitas improvisadas que puedan interrumpir tu dinámica de trabajo. |
| Redes Sociales y Notificaciones | – Usa utilidades para bloquear redes sociales durante el horario de trabajo. – Asigna momentos específicos para revisar notificaciones personales o redes sociales. – Desactiva notificaciones innecesarias para reducir distracciones. |
| Interrupciones externas | – Crea un espacio de trabajo dedicado que reduzca distracciones como ruido o interrupciones. – Usa un sistema para indicar cuándo no estás disponible, como auriculares o un cartel de «No molestar». |
El Impacto de las Herramientas Digitales en la Gestión del Tiempo
En el entorno laboral actual, las nuevas tecnologías han transformado la forma en que trabajamos, pero también han introducido disrupciones significativas. Vivimos en un mundo altamente interconectado, con múltiples dispositivos y herramientas digitales compitiendo constantemente por nuestra atención.
Las notificaciones de correos electrónicos, chats laborales y redes sociales fragmentan la concentración e interrumpen el flujo de trabajo, lo que afecta negativamente la productividad.
El Correo Electrónico
Una de las herramientas más comunes en el entorno laboral, el correo electrónico, ofrece ventajas indiscutibles como la facilidad de comunicación y el registro de información. Sin embargo, un uso inadecuado puede convertirlo en un obstáculo para la gestión del tiempo.
El exceso de información que genera, con bandejas de entrada desbordadas de mensajes no esenciales, puede disminuir la productividad en lugar de aumentarla. Las constantes interrupciones provocadas por notificaciones de nuevos correos dificultan mantener el enfoque en tareas importantes.
Recomendaciones para optimizar el uso del correo electrónico
- Crear carpetas electrónicas que permitan guardar y recuperar mensajes con facilidad.
- Establecer un sistema compartido, como una carpeta común o un tablón de anuncios digital, para distribuir documentos generales entre equipos o departamentos.
- Apagar las alarmas de nuevos mensajes para evitar interrupciones frecuentes. Establecer horarios específicos para revisar el correo ayuda a mantener la concentración.
Distracciones Digitales
Además del correo, otras herramientas digitales también influyen significativamente en la gestión del tiempo.
- Redes sociales y aplicaciones de notificaciones. Estas plataformas, aunque indiscutiblemente útiles, suelen ser fuentes importantes de distracción. Silenciar notificaciones durante el horario laboral y limitar el acceso a redes no relacionadas con el trabajo son acciones que pueden evitar interrupciones constantes.
- Chats internos y colaboración en tiempo real: Herramientas como Slack, Microsoft Teams o WhatsApp han facilitado la comunicación entre equipos, pero pueden resultar invasivas si no se usan de manera controlada. Establecer horarios para reuniones virtuales o períodos sin interrupciones mejora la productividad y el bienestar de las personas.
Los resultados de algunos estudios sobre la atención y sus interrupciones son más que reveladores. Por ejemplo, un estudio de la Universidad de California ha encontrado que el trabajador medio estadounidense se distrae una vez cada tres minutos[iii].
Estas interrupciones no solo disminuyen la eficacia inmediata, sino que tienen un efecto prolongado en la capacidad de concentración. Por ejemplo, Mark, Iqbal, Czerwinski y Johns (2015)[iv] encontraron que, tras una interrupción, una persona tarda una media de 23 minutos en recuperar el nivel de concentración previo. Este tiempo perdido, acumulado a lo largo del día, representa una pérdida significativa de productividad en entornos laborales.
Herramientas de Productividad
Pero no todo de lo que disponemos en el panorama digital genera disrupciones; existen aplicaciones diseñadas para mejorar la gestión del tiempo y la eficiencia.
Herramientas como Asana, Trello y Notion permiten organizar proyectos, priorizar tareas y coordinar equipos de manera centralizada. Estas plataformas ayudan a reducir el tiempo perdido en búsquedas de información dispersa o en reuniones innecesarias.
En cualquier caso, la clave está en el uso equilibrado de estas herramientas, priorizando aquellas que realmente añadan valor y ayudando a las personas a establecer límites en su uso y evitar, así, la sobrecarga digital.
Gestión del Tiempo: Interrupciones y Rendimiento
Un estudio (Bailey y Konstan, 2006[v]) investigó cómo las interrupciones afectan el rendimiento en tareas, la tasa de errores y el estado emocional. En un experimento controlado con 50 participantes, se analizaron los efectos de interrupciones en dos tipos de actividades:
- Tareas primarias: Aquellas relacionadas directamente con el objetivo principal del trabajo, como redactar un informe, analizar datos o resolver un problema técnico.
- Tareas periféricas: Actividades de menor prioridad que se realizan en paralelo o como soporte, por ejemplo, responder correos electrónicos o buscar información adicional.
Los resultados revelaron que las interrupciones durante la ejecución de tareas primarias incrementaron el tiempo de finalización entre un 3% y un 27%, duplicaron la cantidad de errores cometidos y aumentaron l
[i] Claessens, B. J. C., van Eerde, W., Rutte, C. G., & Roe, R. A. (2007). A review of time management literature. Personnel Review, 36(2), 255–276. https://doi.org/10.1108/00483480710726136
[ii] O’Conaill, B., & Frohlich, D. (1995). Timespace in the workplace: Dealing with interruptions. Proceedings of CHI 95, ACM Press, 262–263. https://doi.org/10.1145/223355.223665
[iii] Mark, G., Gonzalez, V. M., & Harris, J. (2004). «Constant, constant, multi-tasking craziness»: Managing multiple working spheres. Proceedings of the 2004 Conference on Human Factors in Computing Systems (CHI 2004), Vienna, Austria, April 24-29, 2004. https://doi.org/10.1145/985692.985707
[iv] Mark, G., Iqbal, S., Czerwinski, M., & Johns, P. (2015). Focused, aroused, but so distractible: Temporal perspectives on multitasking and communications. CSCW ’15: Proceedings of the 18th ACM Conference on Computer Supported Cooperative Work & Social Computing, 903–916. https://doi.org/10.1145/2675133.2675221
[v] Bailey, B. P., & Konstan, J. A. (2006). On the need for attention-aware systems: Measuring effects of interruption on task performance, error rate, and affective state. Computers in Human Behavior, 22(4), 685–708. https://doi.org/10.1016/j.chb.2005.12.009
