Reuniones de Trabajo

Las reuniones de trabajo puede definirse como grupos de personas convocadas para trabajar juntas, durante un tiempo determinado, con un objetivo específico.

Destacan dos afirmaciones: “con un objetivo específico” y “durante un tiempo determinado”. Son estos dos elementos los que diferencian las reuniones de trabajo productivas de aquellas ineficaces.

Son muchas las reuniones de trabajo que se celebran en una organización. Pero ¿cuántas de éstas discurren satisfactoriamente? ¿Cuántas veces se consiguen los objetivos que se plantearon? ¿Se definen con claridad los objetivos?

Los tipos de reuniones de trabajo son:

  • De Información. Normalmente, una reunión se lleva a cabo con el fin de facilitar o recoger información.
  • De Acción. Una reunión también puede realizarse con el objeto de actuar sobre la información.
  • Combinación. También es posible que la reunión tenga como fin compartir información y actuar.

Para llevar a cabo reuniones de trabajo eficaces es preciso tener en cuenta una serie de aspectos en los tres momentos clave:

Antes de las reuniones de trabajo

Una de las maneras de prevenir algunos de los problemas que dificultan el desarrollo de reuniones de trabajo eficaces, es su preparación. Este es el momento de pensar sobre cómo pueden manejarse las situaciones que puedan surgir durante la reunión.

Planificar la reuniones de trabajo. Planificar los aspectos más importantes, incluyendo la identificación del objetivo, participantes, programa de la reunión y su duración.

Confeccionar y revisar la agenda. Quién hará qué, así como conectar con los miembros que han de realizar aportaciones en algún punto del orden del día y asegurar que preparen su intervención.

Planear estrategias para equilibrar la participación. El líder deberá preparar la estrategia a seguir para que la participación sea equilibrada.

Durante las Reuniones de Trabajo

La planificación ya ha sido completada, la convocatoria ha sido enviada y el día de la reunión ha llegado. ¿Qué hay que hacer ahora?

Puntualidad. Llegar temprano. Revisar el espacio físico. Empezar puntualmente es el primer elemento de control a establecer. Con frecuencia se tiene la tendencia a esperar a los rezagados. ¡No hacer eso nunca! Finalizar también puntualmente.

Romper el hielo. Las actividades que sirvan para “romper el hielo” son especialmente efectivas al principio de la formación del equipo y cuando la energía del grupo es baja.

Organizar. No permitir que un elemento informativo se convierta en tema de debate. Una vez que la reunión de trabajo empieza, todos deben prestar el máximo de atención. Nadie debe abandonar la sala, a no ser por un tema realmente urgente. Nadie debe interrumpir el trabajo del equipo. Estas normas deben ser recordadas repetidamente.

Revisar la agenda. Comenzar cada reunión con un breve repaso a los puntos del orden del día. Este es el momento de añadir, eliminar o modificar alguno de sus puntos, así como el tiempo estimado para tratar cada uno de ellos.

Estado de los objetivos. El líder tiene la opción de presentar cuál es el estado actual de los objetivos de la reunión de trabajo, como medio para centrar al grupo y dirigirlo hacia las metas.

Solicitar contribuciones. El líder debe buscar las contribuciones de los participantes a los temas tratados.

Clarificar.Resumir los puntos de acuerdo y clarificar las opiniones opuestas. Se debe estar seguro de que todos entienden lo mismo cuando se expresan las posturas y puntos de vista.

Mantener la atención. Durante las reuniones de trabajo, los asistentes deben estar centrados en el tema que se trate en cada momento. No hay que permitir largas pausas ni discusiones demasiado largas.

Resumir y finalizar la reunión. Resumir los logros alcanzados, las decisiones tomadas, qué temas han sido cerrados, relacionándolos con los objetivos originales. Elaborar el acta de la reunión, que ha de ser breve y operativa.

Después de las Reuniones de Trabajo

Tras una reunión de trabajo, es conveniente plantearse algunas cuestiones que permitan evaluarla con mayor profundidad y establecer acciones de mejora.

  • ¿Cómo transcurrió?
  • ¿Se ajustó su desarrollo al orden del día?
  • ¿Qué hay que hacer para la próxima vez?
  • ¿Qué fue bien y qué no tan bien?

Una sencilla lista de verificación de reuniones de trabajo se expone a continuación.

 

Lista de verificación para Reuniones de Trabajo

Lista de verificación para Reuniones de Trabajo

 

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