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Son muchas las reuniones de trabajo que se celebran en una organización. Pero ¿cuántas de éstas discurren satisfactoriamente? ¿Cuántas veces se consiguen los objetivos que se plantearon? ¿Se definen con claridad los objetivos?
Las reuniones de trabajo pueden definirse como grupos de personas convocadas para trabajar juntas, durante un tiempo determinado, con un objetivo específico.
Destacan dos afirmaciones: “con un objetivo específico” y “durante un tiempo determinado”. Son estos dos elementos los que diferencian las reuniones de trabajo productivas de aquellas ineficaces.
Una reunión de trabajo puede obedecer a objetivos de muy distinto tipo: de revisión del progreso de los objetivos, de verificación de acciones, de generación de ideas, de planificación, de resolución de problemas, de tomad de decisiones, de entrenamiento,…
No obstante, pueden ser agrupadas en tres grandes tipos:
En todo caso, para llevar a cabo reuniones de trabajo eficaces es preciso tener en cuenta una serie de aspectos en los tres momentos clave: antes, durante y después de la reunión.
Una de las maneras de prevenir los problemas que dificultan el desarrollo de reuniones eficaces, es preparar la reunión. Esto lo hace el líder del equipo sólo, o con el consultor, en el caso de contar con esta figura de asesoramiento externo. Este es el momento de pensar sobre cómo pueden abordarse las situaciones que puedan surgir en el transcurso de la reunión.
Este encuentro previo entre el líder del equipo y el consultor puede durar una hora o más en la primera ocasión, ya que habrán de decidir el modo de coordinarse durante el encuentro con el equipo. Posteriormente, y una vez que las relaciones entre ambos están establecidas, estas reuniones previas no deben durar más de diez minutos. Han de tener un carácter informal y pueden ser interrumpidas cuando el equipo ha alcanzado un alto rendimiento. No obstante, pueden volver a producirse cuando las circunstancias así lo aconsejen.
Antes de la reunión del equipo deben planificarse los aspectos más importantes, incluyendo la identificación del objetivo, los miembros que asistirán, el programa de la reunión y su duración.
Se necesita determinar el objetivo de la reunión. Si no hay un propósito específico, la reunión seguramente es innecesaria. El líder del equipo debería incluir el objetivo (el “por qué”) de la reunión en la convocatoria. De esta manera todos los participantes estarán informados sobre lo que se va a discutir.
Pregúntese qué le va a pedir al equipo y si pretende que el equipo facilite recomendaciones sobre algún tema o que adopte alguna decisión. Si el propósito se da a conocer a los miembros del equipo antes de comenzar la reunión, las personas estarán en mejor disposición para responder a lo que se espera de ellas.
El equipo ha de conocer cuándo se llevará a cabo la reunión, su duración y los aspectos que contemplará el orden del día. La hora en que se llevará a cabo la reunión es importante. La mañana suele ser mejor al estar más altos los niveles de energía; tras la comida, los niveles de energía son más bajos.
El mejor día de la semana para convocar la reunión es del martes al jueves. Los lunes y viernes no suelen ser los más apropiados porque las personas tienden a estar más centrados en sus agendas individuales y compromisos. Una época mala es justo antes o justo después de las vacaciones, al ser más difícil concitar la atención de los miembros del equipo ya que probablemente estén distraídos u ocupados con los preparativos.
Duración de las Reuniones de Trabajo
¿Cuánto deben durar las reuniones y con qué frecuencia deben realizarse? El tiempo que se invertirá en la reunión debe estar especificado en la agenda, u orden del día, que se incluye en la convocatoria. Respecto a la duración, irá en función de los asuntos a tratar y su extensión, pudiendo variar desde 20 minutos hasta una o dos horas, en los casos en que se precise el análisis de un problema o situación, y tomar decisiones al respecto. En síntesis, la duración exacta estará determinada por la cantidad de trabajo que haya que desarrollar. En todo caso, hay que tender a ajustarse a la duración especificada previamente.
¿Qué tamaño debe tener el grupo? Su número variará según el propósito del equipo de trabajo y los objetivos de cada reunión. La consideración más importante hace referencia a qué personas pueden proveer los conocimientos, habilidades y experiencia que se necesitan para obtener buenos resultados.
Si el grupo es demasiado amplio, la comunicación eficaz es más difícil de establecer; si el grupo es muy pequeño, pueden surgir alianzas en detrimento del equipo, además de que la sinergia obtenida puede ser menor. Aquí no hay normas rígidas. El líder debe aplicar su buen juicio a la hora de determinar el tamaño de los grupos. Algunas personas aplican la norma de establecer grupos de 6 a 10 personas. Tal vez sea éste el mejor criterio, ya que la experiencia demuestra que grupos de más de diez personas tienen serias dificultades en obtener un progreso razonable. Los expertos en desarrollo organizacional estiman entre 5 y 8 el rango más conveniente.
¿Cómo deben adoptarse las decisiones? El proceso de toma de decisiones del equipo debe debatirse con el grupo al establecer las normas básicas de funcionamiento. Hay varias formas de decidir, siendo las dos más características las siguientes:
La documentación sobre las actividades del equipo es muy importante para el funcionamiento del mismo. Por ello es preciso determinar el tipo de registros de actividad que será necesario realizar. Hay varias razones por las que hay que hacer esto. En este sentido, es necesario discutir sobre el tipo de información que se registrará, así como dónde se guardarán los registros y quien será la persona que se responsabilice de ellos.
Quién hará qué, así como conectar con los miembros que han de realizar aportaciones en algún punto del orden del día y asegurar que preparen su intervención. Una buena agenda se caracteriza por:
Las reuniones eficaces siempre cuentan con una agenda. El borrador de la agenda es fijado, habitualmente, en la reunión anterior y desarrollado con detalle, por uno o dos miembros del equipo, antes de la reunión convocada. Usualmente, esta labor es realizada por el líder del equipo, junto al consultor o con otro miembro que suele ser la persona encargada de elaborar los registros del equipo. Esta persona puede ser designada con el término de “secretario/a”.
La agenda debe remitirse a los participantes antes de la reunión, adjuntándola a la convocatoria.
El líder del equipo preparará la estrategia a seguir para equilibrar la participación de los miembros del equipo. Por ejemplo, puede haber en el grupo personas tímidas, dominantes, o que muestren comportamientos disruptivos, que dificulten el desarrollo adecuado de la reunión lo que dificultaría la aparición de sinergias.
Prepare bien las reuniones. Tienen un coste elevado y han de optimizarse al máximo. Para tomar conciencia de este coste, calcule: el costo salarial de los participantes, el de los viajes (si ha sido necesario desplazarse y, sobre todo, el coste de oportunidad. Es decir, estar reunidos cuando ese tiempo puede dedicarse a otra actividad.
La planificación ya ha sido completada, la convocatoria ha sido enviada y el día de la reunión ha llegado. ¿Qué hay que hacer ahora?
Llegar temprano. Revisar el espacio físico, la luz, la disposición de los asientos, los medios auxiliares (si es que se van a utilizar), el material de trabajo que se vaya a facilitar a los participantes y cualquier otro aspecto que pueda influir en el desarrollo de la reunión.
Empezar puntualmente es el primer elemento de control a establecer. Con frecuencia se tiene la tendencia a esperar a los rezagados. ¡No hacer eso nunca! Si se hace se crea un precedente y se acostumbra a los demás a llegar tarde a reuniones posteriores. Cuando se comienza puntualmente, se ponen las bases para que todos los miembros sean puntuales en el futuro.
Las actividades que sirvan para “romper el hielo” son especialmente efectivas al principio de la fase de formación del equipo y cuando la energía del grupo es baja. Ayudan a conocerse los unos a los otros, añade un toque de humor a las reuniones de trabajo y ayudan a la gente a dejar sus preocupaciones colgadas en la percha. Deben ser acciones cortas, de 5 a 10 minutos, y son utilizadas para que el grupo se centre en el tema de la reunión.
No permitir que un elemento informativo se convierta en tema de debate. Una vez que la reunión de trabajo empieza, todos deben prestar el máximo de atención. Nadie debe abandonar la sala, a no ser por un tema realmente urgente. Nadie debe interrumpir el trabajo del equipo. Estas normas deben ser recordadas repetidamente.
Comenzar cada reunión con un breve repaso a los puntos del orden del día. Este es el momento de añadir, eliminar o modificar alguno de sus puntos, así como el tiempo estimado para tratar cada uno de ellos.
El líder tiene la opción de presentar cuál es el estado actual de los objetivos del equipo, como medio para centrar al grupo y dirigirlo hacia las metas.
El líder debe buscar las contribuciones de los participantes a los temas tratados. No hay que forzar a nadie a hablar, pero hay que asegurar que las personas más tímidas intervengan, teniendo la oportunidad de contribuir. A los miembros del equipo hay que reconocerles sus aportaciones, propiciando que se sientan bien con ellos mismo y con las ideas que han expresado. Lo aportado por el grupo debe ser registrado.
Resumir los puntos de acuerdo y clarificar las opiniones opuestas. Se debe estar seguro de que todos entienden lo mismo cuando se expresan las posturas y puntos de vista.
Durante las reuniones de trabajo los asistentes deben estar centrados en el tema que se trate en cada momento. No hay que permitir pausas extendidas ni discusiones largas.
Resumir los logros alcanzados, las decisiones tomadas, qué temas han sido cerrados, relacionándolos con los objetivos originales. Elaborar el acta de la reunión, que ha de ser breve y operativa.
Este elemento es clave para la eficacia de un reunión. El acta sintetiza lo expuesto y acordado, las actividades a desarrollar, las personas responsables de llevarlas a cabo y, según la naturaleza de la reunión, los objetivos para el siguiente encuentro. En equipos de trabajo, este último aspecto es común; incluso se establece la agenda y fecha de la siguiente reunión.
El acta es fundamental y siempre debe elaborarse al finalizar cualquier reunión. Sin acta, difícilmente puede funcionar un equipo
Tras una reunión de trabajo, es conveniente plantearse algunas cuestiones que permitan evaluarla con mayor profundidad y establecer acciones de mejora.
Una sencilla lista de verificación de reuniones de trabajo se expone a continuación.
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