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La autoridad funcional es un concepto clave en la estructura organizativa moderna, especialmente en contextos organizacionales donde la especialización y la eficiencia son clave para el éxito.
No siempre es cierto que los órganos de staff estén privados de autoridad de relación respecto a otros órganos. A menudo, disponen de la llamada autoridad funcional. Esto les permite emitir órdenes e instrucciones con la misma fuerza y eficacia que las transmitidas a través de la vía jerárquica normal.
Esta capacidad distingue al órgano especializado, cuyo papel principal es proporcionar ayuda y asistencia a aquellos directamente comprometidos en la consecución de los objetivos principales de la organización.
Como explican Robbins y Judge, la autoridad funcional otorga a los especialistas dentro de una organización el derecho de emitir directrices e instrucciones en sus áreas de competencia técnica, asegurando así la implementación eficiente de políticas y estándares sin comprometer la cadena de mando jerárquica[i].
Los órganos especialistas estudian problemas complejos y sugieren soluciones al órgano jerárquico del que dependen. Este último, si considera aceptables las propuestas, las sanciona formalmente con su autoridad. A partir de ahí, imparte a las unidades operativas las órdenes e instrucciones necesarias para su ejecución. Los especialistas también intervienen para explicar al personal operativo cómo implementar estas órdenes y suministrar la asistencia técnica necesaria.
En muchas ocasiones, el órgano jerárquico carece de la competencia técnica indispensable para evaluar plenamente las propuestas de los especialistas. Por ello, la aprobación del órgano jerárquico puede ser meramente formal, sin un examen detallado del contenido. En estos casos, es más eficaz que el órgano especialista, después de desarrollar los planes de acción, tenga la autoridad para traducirlos directamente en acciones operativas mediante órdenes e instrucciones vinculantes.
Desde el punto de vista de sus consecuencias, una orden funcional es idéntica a una orden jerárquica. Esto es: quien la recibe, aunque conserve intacta su autoridad jerárquica y autonomía respecto al órgano especialista, está obligado a ejecutar la orden funcional a través de sus subordinados y es responsable de dicha ejecución. Esta integración de la autoridad funcional en la estructura jerárquica asegura que los especialistas puedan actuar eficazmente, sin comprometer la autoridad de los líderes jerárquicos.
La autoridad funcional suele estar asignada a un órgano específico. Se limita a sectores concretos de decisión donde se reconoce una competencia técnica superior, competencia que no posee ningún otro en la estructura organizativa.
No cabe duda de que la autoridad funcional es crítica en las organizaciones modernas, permitiendo a los especialistas dirigir y gestionar actividades en sus áreas de competencia técnica. Como afriman Hill y McShane, esta capacidad es vital para asegurar la implementación consistente de políticas y la estandarización de procesos a través de la organización[ii].
La implementación de la autoridad funcional es especialmente beneficiosa en situaciones donde:
1. Es indispensable un conocimiento técnico que las unidades operativas no poseen. Esto es común en industrias de alta tecnología, salud, o manufactura avanzada, donde la competencia técnica es fundamental para operaciones seguras y eficientes.
2. Es necesario que ciertas acciones o procedimientos se desarrollen de manera uniforme y coherente en toda la organización. Esto asegura que todos los departamentos sigan estándares similares, minimizando errores y optimizando procesos.
A pesar de sus ventajas, como aportar eficacia agilidad, la autoridad funcional implica algunos riesgos:
1. Cuando el ejercicio de esta autoridad se extiende a muchos órganos. Ya que puede resultar en una sobrecarga de órdenes para el personal y las unidades operativas. Las instrucciones contradictorias pueden surgir, generando confusión y posibles conflictos operativos.
2. La posición del jefe jerárquico puede debilitarse frente a sus subordinados si la autoridad funcional se ejerce en exceso. Esto puede erosionar la confianza y la cohesión dentro del equipo.
3. En algunos casos, el órgano ejecutivo puede tender a descargar la responsabilidad sobre el órgano que ha emitido la orden funcional. Este proceder, no obstante, puede generar ambigüedad en la rendición de cuentas.
Para mitigar estos riesgos, a veces se recomienda asignar a los especialistas una autoridad de consulta o una autoridad paralela en lugar de una autoridad funcional.
Autoridad de consulta. En este caso, el especialista debe ser consultado obligatoriamente antes de tomar cualquier decisión que afecte su campo de especialización. Esto asegura que se aprovechen los conocimientos técnicos sin que el especialista asuma un rol directivo.
Autoridad Paralela: Aquí, el jefe de la unidad operativa no puede tomar decisiones en ciertos campos sin contar con la opinión favorable del especialista. Esta forma de autoridad refuerza la posición de los órganos especialistas evitando los riesgos asociados con la autoridad funcional, aunque puede introducir cierta lentitud en el proceso de toma de decisiones.
La autoridad paralela, aunque útil para reforzar la supervisión técnica, debe ser aplicada con prudencia. Puede llevar a cierta parálisis y lentitud en la toma de decisiones si se aplica de manera demasiado amplia. Por ello, parece más apropiado conferírsela solo en los casos donde la aprobación de los especialistas es esencial, asegurando que los beneficios superen los posibles retrasos en la acción.
La autoridad funcional es un elemento esencial en la gestión moderna de organizaciones, permitiendo a los especialistas influir directamente en la ejecución operativa mediante su competencia técnica.
Al mismo tiempo, es crítico manejar con cuidado sus riesgos potenciales mediante la implementación de estructuras de autoridad complementarias, como la autoridad de consulta o paralela, para mantener un equilibrio saludable entre la dirección jerárquica y la especialización técnica.
Finalmente e Integrando el enfoque de las configuraciones organizacionales de Henry Mintzberg, la autoridad funcional juega un papel esencial en cada tipo de estructura. En estructuras como la burocracia profesional, la autoridad funcional permite que los especialistas implementen políticas técnicas y estándares operativos de manera eficiente, sin comprometer la autonomía profesional.
Por otro parte, en estructuras más flexibles como la adhocracia, la autoridad funcional asegura la coherencia técnica y la alineación con los objetivos organizacionales en entornos altamente dinámicos
[i] Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2019). Comportamiento Organizacional (17ª ed., pág. 572). Pearson.
[ii] Hill, C. W. L., y McShane, S. (2020). Principles of management (4ª ed., pág. 362). Educación McGraw-Hill.
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