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Un proyecto de trabajo requiere de una planificación que considere la meta última y los objetivos intermedios. Asimismo, la asignación de tareas y recursos se revela como esencial para el éxito final.
Es común que, a lo largo de nuestra vida profesional, nos vemos inmersos en proyectos de distinto tipo. También adoptaremos roles distintos, desde tener la responsabilidad de dirigir el proyecto, hasta formar parte del equipo que ha de llevarlo a cabo.
Si adoptamos una perspectiva amplia y flexible, en realidad los proyectos forman parte de nuestra vida al margen del trabajo.
De este modo, cuando nos planteamos realizar un viaje, en cierto modo estamos actuando sobre un proyecto en el que hay una meta definida, un inicio, un calendario y una secuencia de actividades. Todo ello ha de realizarse con unos recursos determinados y con una planificación que nos indique qué hacer, qué etapas intermedias hemos de cubrir, y en qué plazos, para alcanzar el resultado final que nos hemos propuesto.
En este artículo, introducimos en qué consiste un proyecto de trabajo y cómo abordarlo para maximizar sus probabilidades de éxito.
Empecemos por la definición de “proyecto de trabajo”.
Un proyecto es una secuencia de actividades dirigidas a alcanzar un objetivo, con un principio y un final definido y que posee un enfoque único.
La idea de enfoque único se refiere a que el proyecto se lleva a cabo una sola vez. Si un proyecto se repite regularmente, estaremos entonces ante un proceso, es decir, una secuencia de actividades que transforman una o más entradas en uno o más resultados, y que se repite de manera regular.
Además de constituir un enfoque único, un proyecto de trabajo posee otras características que lo definen como tal.
Así, ha de poseer un inicio definido y, por supuesto, un final bien delimitado que coincidirá con el resultado específico que se pretenda alcanzar.
Evidentemente, se deberá fijar una secuencia de actividades interdependientes que permitan transitar hasta el resultado final, con expresión de los hitos u objetivos intermedios. Asimismo, para el desarrollo completo del proyecto y de las actividades e hitos que los componen, se habrá de establecer un calendario preciso.
Igualmente, la planificación del proyecto debe atender a los recursos, tanto humanos, como materiales y de información, necesarios para llevarlo a efecto.
Finalmente, deberá considerarse tanto el equipo de personas que participarán, así como el receptor del resultado, es decir, el “cliente”. Entendiendo por cliente quien va a recibir el producto del proyecto de trabajo.
Entonces habrá que conocer con exactitud qué espera ese cliente para, así, ajustar el resultado a sus necesidades y expectativas.
Fases de un Proyecto de Trabajo
Fijar un objetivo final claro y mensurable es el primer paso para planificar el proyecto. Plantearse cuál será el resultado final y su alcance es, sencillamente, imprescindible.
Es decir que habrá, en primer lugar, que representar el final para, después, pensar en las actividades que llevarán a ese final.
Puesto que gran parte de los proyectos requieren de la participación de un equipo, es esencial poseer un objetivo descrito de modo inequívoco que no de lugar a confusiones.
Si el objetivo final no está claro, aunque se disponga de un grupo capacitado, se tiene el riesgo de fracasar. Hay que señalar la dirección correcta, el camino a seguir para llegar a la meta, de la que todos deben conocer su posición exacta.
Pero establecer objetivos verdaderamente específicos no es tarea fácil. Sabemos que con frecuencia se fijan objetivos en términos cualitativos y, a veces, ni siquiera eso, simplemente se declara la intención general de lo que se pretende.
Definir objetivos es lo más importante, pero esos objetivos han de contar con el compromiso de las personas implicadas en su logro. Por tanto, su participación en el establecimiento de objetivos es crucial para obtener el compromiso y generar la motivación suficiente.
Una buena recomendación para definir los objetivos de un proyecto es hacer una lista con los resultados deseados, contemplando en su caso las necesidades y expectativas del cliente del proyecto. Por lo tanto, es preciso reflexionar sobre quién es el usuario del proyecto y qué resultados espera. Esto requiere diálogo con el cliente y la investigación de sus expectativas.
Una vez establecidas los objetivos finales del proyecto, será el momento de determinar los objetivos parciales que servirán de guía a los miembros del equipo.
En términos generales podemos decir que se necesita un objetivo parcial, como mínimo, para cada uno de los miembros del equipo, que necesitan saber qué se espera de ellos para su mejor contribución al logro del objetivo del proyecto.
Precisar los objetivos también contribuirá a saber qué personas deben formar parte del grupo de trabajo, de modo que se seleccionen en función de sus diferentes competencias para así poder contar con una combinación adecuada.
Además, hay que considerar que el asignar objetivos a cada miembro del equipo impulsa la responsabilidad y el compromiso de aquellos con el objetivo del proyecto.
El objetivo del proyecto debe ser descompuesto en otros objetivos específicos y resultados parciales.
Recomendaciones para Planificar un Proyecto:
- Al planificar un proyecto se comienza por el resultado final. El trabajo posterior se hace a partir del objetivo.
- El responsable del proyecto, para ser efectivo, se mantiene, a sí mismo y a su equipo, centrado en el objetivo. Hay que hacer que todos los esfuerzos apunten hacia esa dirección.
- Por otra parte, el objetivo ha de ser específico y claro, y ser comunicado a los miembros del equipo y crear compromiso.
- Finalmente, la participación en la formulación del objetivo, así como en la planificación de las distintas fases del proyecto, es un elemento esencial para el compromiso y la implicación. Esto permite una visión común que facilitará que el equipo se oriente hacia la misma dirección.
Los objetivos son el punto de partida de un proyecto, pero además es necesario definir las actividades y los puntos de control que permitirán desarrollarlo con éxito.
Para la definición de las actividades es conveniente tomar como referencia los objetivos específicos y los resultados que de ellos se derivarán.
Este planteamiento facilitará además establecer hitos y puntos de control del proyecto.
En un proyecto de trabajo, las actividades pueden descomponerse en otras actividades de segundo orden, o subtareas. Así, se facilita la programación del proyecto con un grado de detalle óptimo.
Con frecuencia a la agrupación de actividades se les denomina “macroactividades”, que son las que se relacionan directamente con los objetivos específicos del proyecto.
La figura siguiente muestra cómo una serie de cuatro macroactividades es desagregada en actividades. El cálculo de los tiempos de cada actividad da como resultado el de cada macroactividad, permitiendo establecer la duración total del proyecto.
A su vez, podemos considerar cada macroactividad como un hito a efectos de controlar el desarrollo del proyecto y determinar si se ajusta al plan establecido.
Al respecto, una valiosa herramienta de planificación que puede ayudar en esta tarea es el diagrama de flechas.
Los «Hitos» del Proyecto de Trabajo
Los hitos son los puntos de control. Se utilizan para medir el progreso real de lo planeado. Son la medida visible y tangible de hasta dónde se ha llegado.
Los puntos de control marcan un momento específico en el tiempo sobre el logro de algún objetivo.
Otra cuestión es cómo se estructuran las actividades en una secuencia determinada.
Una vez que esté completa la lista de actividades necesaria para llevar a cabo el proyecto de trabajo, es el momento de determinar las relaciones entre esas actividades.
Ciertas actividades tendrán que ser ejecutadas antes que otras. Mientras que habrá actividades que puedan ser desarrolladas paralelamente. Es necesario mostrar con exactitud la relación entre las actividades.
Esta labor se facilita cuando se traslada a un gráfico tipo GANTT, de apariencia similar al de un cronograma, pero con expresión de las relaciones entre las actividades.
Sobre la base de las actividades planeadas es posible determinar qué recursos serán necesarios para cada una de ellas.
El objetivo fundamental es la asignación eficiente y eficaz de recursos al proyecto. El principal problema suele ser la escasez, por lo tanto, los recursos disponibles deben adaptarse a las exigencias del proyecto.
Algunos instrumentos pueden ayudar a planificar y distribuir los recursos.
Por ejemplo, la matriz de recursos es una herramienta intuitiva que permite poner en relación los recursos y actividades del proyecto.
Para su elaboración, se enumeran las actividades a realizar en el eje vertical para, posteriormente, enumerar los recursos disponibles a lo largo del eje horizontal.
La matriz permite señalar quiénes deben asumir la responsabilidad de cada actividad y macroactividad o hito, así como los costes asociados a cada una de ellas.
La matriz de recursos no supone una complejidad elevada pudiendo, no obstante, ser la base de elaboración de otras herramientas más sofisticadas.
La presentación gráfica de un proyecto de trabajo resume la información relativa a su planificación. Además, facilita percibir la relación entre actividades, diferenciando aquellas que son precursoras de otra, de las que pueden desarrollarse en paralelo.
Una forma habitual de representar gráficamente un proyecto es el gráfico de barras (también conocido como Diagrama de Gantt, en honor a Henry Gantt, quien introdujo esta herramienta de gestión de proyectos)
Los gráficos de barras, a pesar de su sencillez, contienen información relevante sobre el plan de proyecto. Ofrecen una perspectiva global muy útil, constituyendo un instrumento ágil para supervisar el progreso del proyecto.
Un gráfico de barras tiene tres partes básicas:
Los gráficos de barras ofrecen una representación visual de las actividades y los hitos, fácil de leer (la línea final de cada barra anuncia la culminación de cada actividad). La longitud de las barras es proporcional al tiempo estimado para la ejecución de cada actividad.
Un gráfico de barras de un proyecto completo conjuga muchas actividades y muestra las actividades e hitos de mayor importancia.
Con el fin de dar una visión más completa del proyecto de trabajo, y de cada uno de sus objetivos específicos, pueden elaborarse gráficos de barras para cada uno de ellos.
También puede trazarse un gráfico de barras para supervisar el avance del proyecto, siendo de esta forma una importante fuente de retroalimentación para el equipo del proyecto.
Un modo común es señalando las barras, de manera que refleje el porcentaje del proyecto que ha sido ejecutado.
Un diagrama GANT más detallado se presenta a continuación, donde se puede apreciar la relación entre las distintas actividades y su agrupación en macroactividades.
Algunas son independientes, pero otras tienen actividades precursoras que han de llevarse a cabo previamente.
Durante el desarrollo del proyecto, este ha de ser supervisado permanentemente para asegurar que las actividades se llevan a cabo según el plan previsto.
Gracias al seguimiento y control es posible disponer de información actualizada que permita:
Para finalizar, daremos unas breves pautas para elaborar el informe final. Este contendrá información sobre la ejecución del proyecto: actividades llevadas a cabo, objetivos alcanzados, impactos, valoración general sobre el proyecto de trabajo, etc.
El informe puede estar dividido en los siguientes elementos:
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