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Una buena comunicación en el equipo de trabajo es esencial para generar un entorno que impulse un rendimiento excelente.
De hecho, un factor clave del éxito de un equipo de trabajo es la calidad con la que sus miembros intercambian la información. Y no solo eso. Para calibrar el papel básico de la comunicación eficaz en el equipo de trabajo, hay que atender a los que se denomina proceso del equipo. Este se refiere a cómo trabaja el equipo para alcanzar resultados y desarrollar las competencias de sus componentes.
En este proceso, la comunicación tiene un papel esencial. De hecho, constituye un prerrequisito para alcanzar buenas realizaciones, de forma que una comunicación pobre impedirá un buen rendimiento (Dickinson y McIntyre, 1997 [1]).
Mediante la comunicación, el equipo se coordina, define las metas y los objetivos intermedios, intercambia conocimiento, información y opiniones, y toma decisiones.
Los equipos que se comunican bien desarrollan un lenguaje común y hacen posible el intercambio de puntos de vista, lo que mejora la calidad de las decisiones. La información se comparte de un modo más preciso, sin perder elementos importantes.
Podemos afirmar que la comunicación es una herramienta clave en los equipos de trabajo.
Conocer en qué consiste el proceso de comunicación es el primer paso para conseguir una comunicación eficaz.
Son cuatro los elementos básicos de comunicación
Hay una serie de factores que afectan a cómo los emisores comunican, y al modo en que los receptores comprenden el mensaje.
¿El mensaje del emisor es apoyado por la comunicación no verbal? ¿Esta comunicación confirma lo que se expresa mediante palabras? Las palabras por sí solas no establecen la autenticidad del mensaje.
El emisor utiliza un “lenguaje del cuerpo” y un tono de voz que matiza fuertemente lo que expresa y, por tanto, lo que el receptor puede entender.
El conocimiento de la situación del otro, de sus experiencias y educación, puede servir de guía para seleccionar las palabras apropiadas. También para utilizar adecuadamente los gestos y el tono, de forma que faciliten transmitir el mensaje eficazmente.
La actitud se deinfe como la disposición, posición y sentimiento hacia una persona, cosa o situación. Las actitudes del emisor y del receptor afectan a la comunicación.
Por ejemplo, si el receptor está en una posición hostil, será extremadamente sensible a la forma de expresión del mensaje. Esto influirá sobre qué y cómo escucha el mensaje.
Las habilidades de comunicación influyen también sobre la calidad de la comunicación en el equipo. Por lo tanto, es preciso desarrollar estas habilidades para comunicar eficazmente, al tiempo que es conveniente tener en cuenta las habilidades de los demás para interpretar mejor las ideas que transmiten.
Una habilidad fundamental es escuchar activamente.
Cuando percibimos, estamos recibiendo información a través de los sentidos. La percepción es un factor clave que influye en el modo como cada uno interpreta el mundo y los procesos de comunicación.
La percepción de un mismo estímulo o acontecimiento puede diferir de unas personas a otras.
Al igual que podemos tener diferentes percepciones sobre esta figura, tenemos distintas percepciones sobre otras personas y sus mensajes.
El resultado inevitable de esta percepción selectiva es una distorsión. Cuando distorsionamos los hechos, comenzamos a estereotipar a las personas y, quizá, a sesgar los mensajes que recibimos de ellas. Percibir supone:
A todos estos factores, podemos añadir nuestros sentimientos personales, opiniones y experiencias. Nuestra percepción es un tipo de sistema de filtro. Es la manera en que interpretamos la información que nos circunda para que tenga sentido.
La efectividad del mensaje es determinada por la exactitud de la información que se intentan transmitir.
Por ejemplo, las siguientes anotaciones extraídas de los informes de una compañía de seguros ¿Qué quieren decir en realidad?
¿Y qué se entiende tras escuchar esta noticia en una emisora de radio?: “El Ministerio de Defensa tiene previsto rebajar al mínimo el coeficiente intelectual de las personas que quieran ser soldados profesionales”.
El mensaje está determinado por la exactitud de la información que se pretende transmitir. De este modo, las definiciones operativas son fundamentales.
Las Definiciones Operativas son Críticas
Por ejemplo, en un equipo de trabajo ¿se tiene claro qué constituye una mejora? ¿Debe aplicarse al control de un procedimiento? ¿A su capacidad? ¿A los plazos en que se realiza el mismo?
Tenga en cuenta que las definiciones operativas conceden sentido comunicativo a un concepto, especificando cómo éste se mide y aplica en un conjunto particular de circunstancias. Las definiciones operativas, claramente articuladas, son imprescindibles para la comunicación en el equipo y la comprensión de los mensajes, en general, y de los objetivos en particular.
Retroalimentación es la información facilitada a una persona (o grupo), relativa al efecto que la conducta de esa persona tiene sobre otra persona o sobre el grupo.
La retroalimentación constructiva es descriptiva y difiere de la crítica, la cual es evaluativa. La retroalimentación constructiva no es crítica y pretende ayudar a los otros a comprender las percepciones, sentimientos y reacciones que su conducta ha provocado.
En cuanto al proceso de comunicación en sí, la retroalimentación posibilita al emisor conocer hasta qué punto se ha comprendido su mensaje. Así, puede actuar, en caso necesario, repitiendo el mensaje con las modificaciones que crea oportunas para que finalmente sea comprendido.
La retroalimentación constructiva es un instrumento importante para mejorar la comunicación en el equipo. Algunas razones para llevarla a cabo son:
La retroalimentación constructiva ayuda a los miembros del equipo a mejorar la eficacia de sus comunicaciones interpersonales, y por tanto mejora la interacción en el equipo y su rendimiento.
Permite al equipo a evaluar sinceramente su progreso con relación a los objetivos.
Ayuda a promover una atmósfera de seguridad y de apoyo mutuo, debido a no tener que “adivinar” acerca de las reacciones de los otros.
Previene la aparición de agendas ocultas destructivas, así como el surgimiento de rumores sobre disputas y sentimientos que no son afrontados mediante una comunicación abierta en el equipo y entre los individuos.
Como consecuencia de practicar una comunicación abierta.
Sin embargo, existe una serie de circunstancias en las que es conveniente evitar la retroalimentación:
Cómo dar y recibir Retroalimentación
Al facilitar retroalimentación:
- En primer lugar, sea descriptivo.
- No use etiquetas que califiquen a la otra persona. Piense que damos retroalimentación sobre conductas y resultados. No cuestionamos a la persona como tal.
- No exagere. Si lo hace, está distorsionando la realidad y puede generar reacciones negativas en los demás.
- Hable primero sobre uno mismo, no sobre la otra persona.
- Empiece con retroalimentación sobre conductas positivas.
- Expresar la cuestión como una frase, no como una pregunta.
- Limitar la retroalimentación a hechos que conozca con certeza.
- Ayude a las personas a escuchar y aceptar los elogios cuando se les facilita retroalimentación positiva.
Cómo recibir Retroalimentación
- Respire y relájese.
- Escuche atentamente.
- Agradezca la retroalimentación.
- Reconozca los aspectos sobre los que le han dado información correcta.
- Tómese un tiempo para ordenar las ideas que le han sugerido.
En cualquier situación pueden surgir barreras para una eficaz comunicación en el equipo. Estas han de superarse para que el equipo de trabajo se desenvuelva con éxito.
Decirle a una persona qué debe hacer. Como es lógico, hay situaciones en las que actuar así es necesario. No obstante, es mejor estimular una comunicación abierta, en la que los miembros del equipo se sientan libres para expresar sus puntos de vista y perciban un clima participativo. Esto es crucial en un equipo de trabajo.
Si usted utiliza su autoridad formal para obligar a otra persona a ceder, amenazando con consecuencias negativas, suprimirá completamente el espíritu de cooperación necesario en todo equipo de trabajo. Además, levantará un muro impenetrable para la comunicación abierta.
Esto es, decirle a otra persona del equipo lo que es y no es una conducta adecuada.
Opinar sobre cómo debe resolver otra persona los problemas, sin que le hayan preguntado.
Es posible que usted esté llegando a conclusiones sin conocer todos los datos. Sea, por tanto, cuidadoso y elegante cuando verdaderamente quiera ayudar a otro miembro del equipo.
Hacer juicios negativos o evaluaciones de la otra persona, descalificando o minusvalorando su contribución.
Por ejemplo: «Se cierra tanto en sus opiniones que es imposible tratar con él”
Evite dar elogios si fundamento. Elogiar sin motivos es un táctica de manipulación alejada del espíritu que debe prevalecer en un equipo de trabajo.
Si elogia a alguien, hágalo sobre la base de conductas o desempeños específicos.
No menospreciar jamás a otra persona o sus propuestas. Si lo hace, generará sentimientos negativos en ella al tiempo que impedirá que, en el futuro, los miembros del equipo se expresen con libertad y pongan en juego la creatividad.
En síntesis, trate a los demás como quiere que lo traten a usted. Si alguien tiene fuertes sentimientos sobre el tema de debate, esos sentimientos deben abordarse de manera constructiva.
No pueden ser ignorados si realmente queremos comunicarnos de manera efectiva. A menudo, solo permitir que la persona verbalice sus sentimientos mejorará las relaciones de equipo.
La responsabilidad de la eficaz comunicación en el equipo es una labor tanto del emisor como del receptor, ya que la comunicación es un proceso interactivo: enviamos información, recibimos información y verificamos constantemente si el mensaje fue recibido correctamente
[1] Dickinson, T. L. & McIntyre, R. M. (1997). A conceptual framework for teamwork measurement. In Brannick & Prince (Eds.), Team performance and measurement (pp. 19-43). Mahwah, NJ: Lawrence Erlbaum Associates, Publishers.
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