Diseñar una sesión de formación correctamente es imprescindible para asegurar que los participantes alcancen los objetivos de aprendizaje. Ya se trate de un curso corto o de un programa de varias sesiones, la planificación y ejecución de cada parte es fundamental para mantener la atención, fomentar la participación y garantizar que el contenido sea comprendido y aplicado.
Este artículo, basado en el capítulo 5 del libro Persuadir e Informar. Un enfoque práctico y científico para presentaciones públicas[1], propone una guía práctica para organizar una sesión de formación, abarcando desde la planificación previa hasta la conclusión, con un enfoque en actividades dinámicas, la evaluación y la retroalimentación.
Planificación Previa: Objetivos y Público
Antes de comenzar, hay que tener claros los objetivos generales de la capacitación y conocer al público. No obstante, para evitar que esta etapa ocupe demasiado tiempo o distraiga de lo esencial, es recomendable establecer objetivos concretos y, como veremos más adelante, presentarlos brevemente al inicio del curso y de cada sesión de formación.
A su vez, identificar el perfil de los participantes permitirá ajustar los contenidos, el lenguaje y el enfoque para que la formación sea pertinente. Esto se puede hacer a través de un análisis preliminar de las necesidades formativas o una breve encuesta a los asistentes antes del inicio del curso. Conocer el contexto profesional de los participantes ayuda a adaptar el contenido a sus realidades y desafíos, aumentando así la relevancia y motivación para el aprendizaje.
Diseñar una Sesión de Formación: Tipos de Objetivos
Cuando al diseñar una sesión de formación hablamos de objetivos, distinguimos tres tipos: generales, específicos y operativos. Cada uno tiene un propósito particular en la estructura de la capacitación, con el fin de guiar a los participantes hacia los resultados esperados.
Objetivos Generales
Los objetivos generales se refieren a lo que se espera que los participantes logren al final de la acción formativa en su conjunto. Son amplios y abordan el comportamiento o la competencia final que deben adquirir.
Por ejemplo, en un curso de formación de formadores, un objetivo general sería:
“Dotar a las personas participantes de las técnicas y recursos necesarios para ejercer como formadores, programando, impartiendo y evaluando acciones de capacitación.”
Evidentemente, si estamos ante una acción formativa de contenido amplio, a desarrollar a lo largo de varias jornadas y con diferentes apartados, lo normal será formular varios objetivos generales, cada uno de ellos en referencia a los diferentes temas que componen el curso.
En el siguiente enlace se puede consultar un ejemplo de objetivos generales de un curso.
Objetivos Específicos
Los objetivos específicos desglosan el objetivo general en pasos más pequeños y concretos. Se refieren a los conocimientos o habilidades que los participantes deben adquirir para cumplir con las tareas que los llevarán al objetivo general.
Para una unidad didáctica de un curso de gestión de procesos, con el objetivo general de: “Diagramar y analizar procesos, elaborando su documentación básica”.
Se formulan los siguientes objetivos específicos:
- “Definir qué es un proceso”.
- “Explicar las fases de la gestión de procesos”.
- “Identificar y diagramar los procesos clave existentes en la organización”.
- “Elaborar la documentación de un proceso clave”.
Estos objetivos específicos deben formar una secuencia coherente que conduzca al logro del objetivo general.
Objetivos Operativos
Los objetivos operativos son los más concretos, y permiten la observación y evaluación precisa del aprendizaje adquirido. Estos objetivos se refieren a tareas específicas que los participantes deben realizar y que pueden medirse claramente. Se utilizan cuando es necesario efectuar un proceso de evaluación riguroso. Un ejemplo sería:
- Diagramar un proceso de trabajo utilizando un software específico, asegurando que todos los actores intervinientes estén contemplados.
Relación con la Taxonomía de Bloom
Para diseñar una sesión de formación de modo que se garantice que los objetivos de aprendizaje sean medibles y alcanzables, resulta útil aplicar un marco teórico como la Taxonomía de Bloom.
Esta taxonomía clasifica los objetivos de aprendizaje en diferentes niveles cognitivos, desde los más simples (como recordar) hasta los más complejos (como evaluar o crear).
Utilizar esta taxonomía permite a los formadores estructurar los objetivos de manera que se ajusten a los distintos niveles de complejidad del aprendizaje que desean lograr.
Por ejemplo, al establecer un objetivo operativo que busque que los participantes «diagramen un proceso de trabajo», este puede ubicarse en el nivel de «aplicación» dentro de la taxonomía.
De la misma manera, un objetivo que requiera que los participantes «analicen el valor de personalizar el contacto con el cliente» podría corresponder al nivel de «análisis».
Si desea profundizar más en este enfoque y cómo aplicarlo en la creación de objetivos de aprendizaje, consulte este artículo.
Diseño de una Sesión de Formación
Una vez identificadas las necesidades y los objetivos, la sesión puede estructurarse en cinco fases clave: Justificación, Objetivos, Actividad, Evaluación y Síntesis.
Justificación
A veces, los participantes llegan a una sesión de formación sin tener una idea clara de lo que van a aprender. Cuentan con información básica sobre el contenido y los objetivos generales, pero sus expectativas no siempre son precisas.
Algunos asisten de manera voluntaria, mientras que otros pueden sentirse, por alguna razón, obligados a participar. En cualquier caso, sus expectativas sobre lo que van a obtener de la capacitación pueden ser poco precisas.
Desde esta perspectiva, la justificación al inicio de una sesión de formación es clave para captar la atención y motivación de los participantes. Como formadores, es nuestra responsabilidad explicar claramente por qué es necesario que los asistentes participen en la formación, mostrándoles los beneficios directos e indirectos que obtendrán. En este sentido, está demostrado que, cuando se conoce el contenido de una capacitación y se valora positivamente, la probabilidad de aprender se incrementa[2]
Por ejemplo, en un curso de liderazgo transformacional, una posible relación de los beneficios que aportará el aprendizaje es: mejorar la capacidad de inspirar y motivar a los equipos, obtener reconocimiento como un líder eficaz dentro de la organización, desarrollar competencias de gestión del cambio, fomentar un entorno de trabajo más colaborativo e innovador, reducir los conflictos y aumentar la satisfacción laboral del equipo, así como mejorar la propia imagen como líder.
Por tanto, deberá preparar una batería de razones que respondan a la pregunta ¿para qué me va a servir esta formación?, y exponer estas razones al inicio de cada sesión, especialmente si se trata de un curso de más de una jornada.
Objetivos
Para diseñar una sesión de formación, la definición clara de los objetivos es esencial para orientar a los participantes hacia lo que se espera de ellos.
En general, establecer metas claras tiene un impacto positivo en el desempeño[3]. En el contexto de la formación, comunicar los objetivos al inicio de la sesión ayuda a los participantes a enfocar su atención en lo más importante, lo que mejora su rendimiento[4].
Además, ofrece la oportunidad de profundizar en los objetivos, resolver dudas y aclarar cómo alcanzarlos beneficiará directamente a los participantes, lo que refuerza su motivación.
Dar a conocer los objetivos también facilita la estructura de la sesión, ya que las personas aprendemos mejor cuando se nos proporcionan indicadores que destacan la organización del contenido esencial. Por ello, es recomendable indicar desde el principio cómo se abordará la materia, lo que permite a los participantes identificar lo más relevante.
Actividad
El núcleo de cualquier sesión es la actividad. Esta debe estar diseñada para cumplir con los objetivos de aprendizaje. Para ello, se ha de alternar entre teoría y práctica para que los participantes puedan aplicar lo aprendido de inmediato. Las actividades pueden incluir debates, estudios de caso, simulaciones o juegos de rol, dependiendo del tema y del enfoque que se quiera dar a la sesión.
Aquí es importante diseñar actividades que no solo sean atractivas, sino que estén directamente alineadas con los objetivos formativos. A veces, los participantes pueden disfrutar de actividades «divertidas» o «reveladoras», pero es esencial que estas generen un aprendizaje real y útil.
Evaluación
La evaluación es la última fase en el proceso formativo. Su propósito es comprobar si se han alcanzado los objetivos planteados, tanto en términos de adquisición de conocimientos y habilidades, como de transferencia al entorno profesional.
Existen tres niveles de evaluación:
- la inmediata, que explora las percepciones de los participantes;
- la del aprendizaje, que verifica los conocimientos adquiridos;
- y la evaluación de la transferencia, que mide la aplicación de lo aprendido en el trabajo diario.
Las evaluaciones continuas durante la sesión, mediante preguntas, ejercicios o demostraciones, permiten ajustar la enseñanza en función de las necesidades que vayan surgiendo.
Síntesis
La sesión debe finalizar con una síntesis de los puntos clave. El formador debe repasar los conceptos más importantes, aclarar dudas y vincular lo aprendido con situaciones prácticas del entorno laboral.
La síntesis final permite reforzar los aprendizajes clave y ofrece una última oportunidad para aclarar dudas o consolidar conceptos importantes. Además, este momento debe utilizarse para que los participantes reflexionen sobre cómo aplicar lo aprendido en sus entornos profesionales o personales.
Este cierre no solo refuerza los conocimientos, sino que también deja una impresión duradera en los participantes.
Dinámicas y Actividades Prácticas
Las actividades prácticas son el corazón de cualquier sesión de formación eficaz. Estas permiten a los participantes aplicar los conocimientos adquiridos y experimentar situaciones que refuercen el aprendizaje.
Las actividades deben estar alineadas con los objetivos específicos de la formación y diseñarse de manera que faciliten la adquisición de las competencias necesarias.
Un diseño común para las actividades incluye tres momentos clave: >exposición teórica, debate o discusión, y práctica en grupo. Por ejemplo, en una sesión sobre reuniones efectivas, la secuencia podría ser la siguiente: [5].
- Exposición: Se presentan los conceptos teóricos sobre cómo organizar una reunión, incluyendo tipos de reuniones y estrategias para la planificación eficaz.
- Debate: Se abre un espacio de discusión donde los participantes pueden compartir experiencias, hacer preguntas y aclarar dudas sobre la teoría presentada.
- Práctica: Los participantes se dividen en grupos para realizar una simulación en la que deben aplicar lo aprendido, como formalizar un acta de convocatoria de reunión.
Este enfoque garantiza que los participantes no solo comprendan la teoría, sino que puedan ponerla en práctica, consolidando el aprendizaje. Además, actividades como los juegos de roles, simulaciones o resolución de casos son excelentes para fomentar la participación activa. Las dinámicas deben ser lo suficientemente desafiantes para estimular el pensamiento crítico, pero también manejables para garantizar el éxito en su ejecución.
Al respecto, un cronograma que detalle los tiempos, objetivos y actividades a realizar, constituye una herramienta útil para planificar y gestionar eficazmente la sesión.
TIEMPOS | OBJETIVOS | CONTENIDO | ACTIVIDADES |
---|---|---|---|
09:00 – 09:20 | Revisión sesión anterior | Preguntas y exposición por parte de los participantes. | |
09:20 – 09:45 | Diferenciar los tipos de reuniones, identificando sus características | Reunión de trabajo: Concepto y tipos | Exposición. Debate en pequeño grupo sobre los tipos de reuniones. Presentación resumen de los tipos de reuniones. |
09:45 – 10:30/td> | Formalizar actas de convocatoria de reunión. | Estrategias y técnicas para reuniones eficaces: Planificación | Exposición. Debate. Práctica en grupos con formatos de convocatoria de reuniones. |
Últimos Consejos
Para diseñar una sesión de formación, es fundamental planificar cuidadosamente cada fase. Desde la justificación, pasando por los objetivos, hasta la ejecución de las actividades y la evaluación final, cada elemento debe estar diseñado para maximizar la comprensión y el rendimiento de las personas.
Comunicar claramente los beneficios y los objetivos desde el inicio de la sesión refuerza la motivación y el compromiso de los asistentes. Además, seguir un cronograma bien organizado facilita la atención y asegura que el contenido se aborde de manera coherente.
Recuerde: un ambiente de apoyo, claridad en los objetivos, y una programación que permita una evolución gradual del aprendizaje son claves para el éxito de la formación.
[1] Talavera, C. (2022): Persuadir e informar. Un enfoque práctico y científico para presentaciones públicas. UNO Editorial.
[2] Rossing, B.E. y Long, H.B. (1981). Contributions of curiosity and relevance to adult learning motivation. Adult Education Quarterly. 32:25-36.
[3] Locke, E. y Latham, G. (1991). A Theory of Goal Setting & Task Performance. The Academy of Management Review. La teoría del establecimiento de metas afirma que existe una fuerte relación entre la formulación de metas claras y el rendimiento, incidiendo en la idea de que establecer objetivos específicos mejoran la motivación y el desempeño, frente a metas ambiguamente definidas que no informan con precisión sobre qué se quiere alcanzar.
[4] Althoff, S. E., Linde, K. J., Mason, J. D., Nagel, N. M., y O’Reilly, K. A. (2007). Learning objectives: Posting & communicating daily learning objectives to increase student achievement and motivation. Chicago, IL: Saint Xavier University.
[5] Para una exposición más detallada, consultar: Talavera, C (2022), pp. 149-153.