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Lo que no se mide no se puede mejorar
Lo que no se mide, no se puede mejorar. Y esd que medir es una actividad imprescindible en la gestión, formando parte del proceso administrativo (formulado por Henry Fayol) y es fundamental en la aplicación del ciclo PDCA de mejora continua.
En síntesis, la medición es esencial para un liderazgo y una toma de decisiones eficaces. De este modo, al medir los factores relevantes, obtenemos información valiosa sobre el desempeño y el progreso de la organización. Esta información permite identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas para impulsar el éxito. Sin medición, las organizaciones carecerían de los datos necesarios para gestionar y mejorar eficazmente sus recursos, operaciones y resultados.
Origen de la afirmación ‘Lo que no se mide …’
«Lo que no se mide, no se puede mejorar». Esta frase, atribuida frecuentemente a Peter Drucker, pone de manifiesto la importancia de la medición.
Esta afirmación, a menudo atribuida a Peter Drucker, destaca la importancia de la medición en el proceso de gestión. En realidad, la cita pertenece a William Thomson Kelvin, físico y matemático británico (1824 – 1907). Lord Kelvin afirmó: «Lo que no está definido, no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, siempre se degrada».
En realidad, es obvio que directivos y directivas de cualquier tipo de organización han de conocer el estado de ciertos parámetros clave para planificar, establecer objetivos, controlar resultados, tomar decisiones, … En definitiva, para llevar a cabo la función directiva es necesario medir.
Lo Imprescindible de la medición para una Buena Gestión
A pesar de la importancia de la medición, efectuar mediciones no es tan frecuente como debiera. En el caso de las administraciones públicas esta ausencia de medición es más que notable. En nuestra labor de consultoría somos solicitados para realizar diagnósticos y auditorías.
A menudo nos encontramos con la ausencia de datos relevantes. Hasta el punto de que no se conocen aspectos básicos como el número de expedientes tramitados por una unidad administrativa, en un periodo de tiempo determinado. No digamos ya tener información sobre otras variables, como el tiempo medio de tramitación de un expediente o el número de personas atendidas en un servicio de información al ciudadano, por citar dos ejemplos.
Lo que no se mide, no se puede gestionar. La ausencia de sistemas de información compuestos por indicadores relevantes está muy generalizada. Demasiado generalizada, en un momento de crisis en que las administraciones locales españolas se enfrentan a acuciantes problemas de tesorería. Agravados, en muchos casos, por estructuras organizativas sobredimensionadas.
Sin medición no es posible llevar a cabo un proceso de gestión mínimamente aceptable
Y es que es difícil, si no imposible, tomar decisiones correctas sin información relevante y sistematizada. ¿Cómo saber el personal necesario para que una unidad administrativa desempeñe sus funciones con eficacia y eficiencia si no se dispone de información completa sobre su producción? ¿Cómo determinar su productividad sin datos suficientes? ¿Y la calidad de sus servicios? ¿Cómo planificamos si no conocemos el estado actual de la organización?
Tal vez un primer paso para gestionar adecuadamente nuestras organizaciones sea reconocer la importancia de la medición y establecer indicadores, compilarlos en sistemas de información y, a partir de ahí, tomar decisiones. Y es que lo que no se mide, no se puede gestionar. Así de sencillo.
Ejemplos de mediciones necesarias en el ámbito empresarial
La medición es fundamental en el ámbito administrativo y empresarial para tomar decisiones informadas y mejorar la eficiencia de las organizaciones. A continuación, se presentan ejemplos concretos que apoyan la afirmación «lo que no se mide no se puede gestionar».
Uno de los ejemplos más reveladores es la rentabilidad de productos o servicios. Si una empresa no mide la rentabilidad de manera individual, no podrá identificar cuáles son los más rentables y cuáles podrían requerir ajustes o incluso ser suprimidos o descatalogados.
Otro interesante ejemplo es la satisfacción del cliente. Sin medir la satisfacción a través de encuestas, indicadores de rendimineto, reseñas o métricas de retención, una empresa no podrá evaluar la calidad de su servicio y la lealtad de sus clientes.
Además, la medición de los costes de producción es crucial. Por ejemplo, la ausencia de medidiones de los costes de materiales y recursos humanos dificulta la identificación de áreas donde se pueda ser más eficaz al tiempo que se mejora la eficiencia.
La rotación de inventarios también es un aspecto clave. No medir la rotación de inventarios puede resultar en un exceso de existencias o escasez de productos, lo que afecta el flujo de efectivo y la eficacia operativa de la empresa.
Otro tanto sucede con la medición de la productividad de las personas. La falta de medición en este ámbito dificulta la identificación de posibles ineficiencias en los procesos de trabajo y la correcta asignación de recursos.
Otros ejemplos incluyen el índice de absentismo entre los empleados, el retorno de inversión en marketing y la calidad del producto o servicio.
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