Responsabilidades y Roles en un Equipo de Trabajo
Atender correctamente a los roles en un equipo de trabajo, así como a las responsabilidades y funciones de las figuras que intervienen en el trabajo de equipo, es una de las claves para conseguir que los equipos sean eficaces. La claridad en los roles facilita la coordinación, mejora la comunicación y contribuye al éxito en la consecución de objetivos comunes.
En un equipo de trabajo pueden, genéricamente, distinguirse tres componentes, cuyas responsabilidades han de ser correctamente delimitadas:
- Líder del equipo
- Miembros del equipo
- Facilitador o Asesor del equipo
De forma previa a la definición de los roles en un equipo de trabajo, es conveniente delimitar la figura del facilitador o asesor del equipo. Este es un consultor externo al equipo, especialmente entrenado en métodos y técnicas relacionadas con el proceso de grupo, herramientas de análisis, solución de problemas y habilidades de comunicación. Su objetivo principal es apoyar al equipo en sus etapas iniciales, promoviendo un trabajo conjunto eficaz y ayudando a resolver conflictos que puedan surgir.
El proceso del trabajo en equipo no es fácil de gestionar. Requiere habilidades y experiencia que se aportan, en principio, por el facilitador. Con el tiempo, y a medida que el equipo, y su líder especialmente, van adquiriendo competencias en la dirección de equipos de trabajo y experiencia en su aplicación, la figura de asesor desvanece gradualmente su función, hasta que es asumida completamente por el líder del equipo. Esta transición permite que el equipo gane autonomía y fortalezca sus habilidades internas, promoviendo un funcionamiento más independiente y eficaz a largo plazo.
Roles en un Equipo de Trabajo: Responsabilidades del Líder
El liderazgo en el equipo es un elemento fundamental para el éxito de éste. Es habitual que el liderazgo sea ejercido por una persona que posea autoridad formal ante los miembros del grupo. No obstante, dependerá del tipo de equipo de trabajo.
Planear y organizar las actividades del equipo
El líder planea y organiza las actividades del equipo de trabajo. Esto incluye la programación y dirección de las reuniones, la gestión o asignación de las tareas administrativas que deriven del trabajo propio del grupo y la preparación y supervisión de los informes y presentaciones.
Mantener al equipo centrado en los objetivos
El líder hace que el quehacer del equipo no se desvíe de la meta. Corrige cualquier desviación respecto al proyecto de trabajo. Propicia la máxima eficiencia. Es decir, que las actividades realizadas obtengan resultados relevantes para la consecución de los objetivos.
Coordinarse con el facilitador del equipo
Como se ha mencionado, en ocasiones se cuenta con un facilitador que le ayuda a iniciar el proceso de equipo. Éste capacita a sus miembros en dinámicas de grupo y técnicas de análisis. El líder debe coordinarse con este asesor. Han de reunirse antes y después de las sesiones de equipo para preparar el trabajo y generar soluciones a problemas.
Promover el trabajo en equipo
El líder debe fomentar que se trabaje en equipo. Impulsar el espíritu de cooperación, proporcionando su conocimiento sobre el proceso de desarrollo del equipo y permitiendo a los miembros desarrollar y demostrar sus habilidades y competencias en general.
Establecer canales de comunicación
Un buen líder debe estar dispuesto a escuchar las sugerencias que surjan. A estimular y establecer canales de comunicación entre los miembros del equipo.
Entrenar y generar confianza
Un líder exitoso optimiza el potencial de cada uno de los miembros del equipo, ayudándoles y entrenándoles. Hace así posible la aparición de un clima de confianza en el seno del grupo.
Roles y Responsabilidades del Facilitador, o Asesor
Actuar como consultor externo del proceso
El asesor es un consultor externo al equipo. Está especialmente entrenado en métodos y técnicas que incluyen el proceso de grupo, herramientas de análisis y solución de problemas y comunicación.
Centrar el proceso de trabajo en equipo
El asesor se ocupa de centrar el trabajo de los miembros de equipo. Se preocupa más por cómo se toman las decisiones, que sobre qué decisiones se discute. Procura que la actividad de los miembros se ajusten a las tareas e interviene cuando el proceso de comunicación tiene dificultades para desarrollarse correctamente. Trabaja como un observador imparcial, haciendo que todos los miembros participen en el proceso del equipo.
Formar y guiar al equipo
Instruye y guía al equipo en los métodos y técnicas para analizar y resolver problemas, tomar datos sobre las cuestiones que intentan resolver y participar y dirigir las reuniones.
Desarrollar el proceso de equipo y las habilidades de sus miembros
Tanto el asesor como el líder del equipo, son responsables del desarrollo de las habilidades y competencias de los miembros del equipo y de la planificación del trabajo realizado en el mismo. Ambos, asesor y líder, necesitan aprender y practicar una amplia variedad de técnicas que permitan controlar a los participantes dominantes, las disgresiones del grupo, así como estimular a la participación a aquellos más remisos para intervenir.
Colaborar con el líder del equipo
El asesor desarrolla su trabajo en coordinación permanente con el líder del equipo, trabajando con éste entre las reuniones para discutir las tareas individuales, las sugerencias del equipo y sus decisiones.
Permitir que el líder del equipo asuma gradualmente sus funciones
El líder del equipo asume gradualmente las funciones del asesor a medida que aquel demuestra que ha aprendido los métodos y técnicas que es necesario poner en juego durante el desarrollo del trabajo de equipo.
Al definir los roles en un equipo de trabajo hay que tener en cuenta que los del asesor y del líder cambian a medida que transcurre el tiempo. En cada reunión, el asesor del equipo deberá estar presente. Sin embargo, el rol de esta figura disminuye a medida que el proyecto avanza. El asesor está allí para entrenar y asistir al equipo. Cuando el proyecto progresa, el líder asume gradualmente las responsabilidades como facilitador y entrenador.
Roles y Responsabilidades de los Miembros del Equipo
En cuanto a los roles en un equipo de trabajo, sus componentes deberán considerar de alta prioridad sus propias responsabilidades y tareas en el equipo. En contrapartida para este compromiso, los líderes deben ajustar la carga de trabajo de los miembros de manera que sea posible su participación efectiva en el equipo. Sus responsabilidades son:
Estar presentes en el equipo por su relación con la mejora a realizar
Para que los equipos realizan su función efectivamente, los líderes deben prestar especial atención a la selección de las personas que conformarán el grupo.
Compartir conocimiento y experiencia
Los integrantes del equipo facilitan su conocimiento, ideas y experiencia en el tema para analizar e implementar los cambios oportunos que consigan una mejora.
Comprender las metas a alcanzar
Deben tener disposición para entender completamente las metas propuestas y aprender para que sus aportaciones sean valiosas.
Asistir a todas las reuniones
Todos los miembros tienen la responsabilidad de asistir a las reuniones convocadas. Esta es una de las normas básicas del equipo.
Considerar la participación en el equipo como parte de su trabajo
Es necesario que los miembros del equipo comprendan que la actividad que realizan en el mismo forma parte de su trabajo. No es un trabajo adicional. En este sentido, la organización tendrá esto en cuenta.
En buena medida, esta descripción de los roles en un equipo de trabajo constituye parte de las «normas básicas del equipo». Estas deben ser claramente establecidas para propiciar un buen desarrollo del proceso de equipo.
