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Las diapositivas sencillas son clave para desarrollar presentaciones públicas exitosas. Esta idea está fundamentada en la limitada capacidad de los canales de procesamiento de información del cerebro; ello conlleva que las personas podemos atender, al mismo tiempo, a solo unos pocos fragmentos de información con los canales visual y auditivo.
Lo anterior contrasta con la forma común de diseñar diapositivas. Generalmente, se cargan excesivamente de imágenes, gráficos y texto, este expuesto en muchas ocasiones mediante una sucesión de viñetas que pretenden transmitir gran cantidad de información.
Sin embargo, la limitada capacidad de procesamiento de nuestra memoria de trabajo hace que solo podamos trabajar con unos pocos elementos, tanto visuales como auditivos. La sencillez, por tanto, debe ser una condición en todas nuestras presentaciones. Sencillez que no está reñida con el rigor, al contrario. Exige una capacidad de síntesis notable y una planificación previa importante.
En este artículo expondremos cómo elaborar diapositivas sencillas, pero potentes, capaces de concitar atención y facilitar la comprensión de los contenidos de una exposición pública.
La necesidad del diseño de diapositivas sencillas deriva, de una serie de principios aplicables a las presentaciones multimedia: coherencia, redundancia, contigüidad, modalidad o segmentación.
Estos se trasladan a un conjunto de indicaciones específicas que usted puede seguir cuando se enfrente a la tarea de elaborar una presentación de PowerPoint, de Keynote o basada en otras herramientas multimedia.
Es común que queramos plasmar todo lo que sabemos sobre un tema y que, para ello, traslademos gran cantidad de información a nuestras diapositivas. El problema de este accionar es que atosigamos a nuestra audiencia con el exceso de palabras y/o imágenes.
Esto entra en contradicción con el principio de coherencia, según el cual, aprendemos mejor cuando se excluye material extraño (Mayer, 2009 [1]).
Así, el aprendizaje mejora significativamente cuando se prescinde de información no relevante para el objetivo de la presentación, en lugar de incluirlo [2] .
Este material “extraño” puede consistir en imágenes, fotografía, sonidos, música, o textos, que no aportan nada al objetivo de la presentación, pero que distraen a la audiencia, que presta atención a estos elementos, restándola de los que son esenciales.
Sobre estos últimos, en ocasiones empresas y organizadores de los eventos nos piden que se mantengan visibles, pero es un error. No suman. En todo caso, si le presionan para ello, posiciónelos en la primera diapositiva, donde aparece el título de la conferencia, charla o curso, a modo de presentación. No es necesario que estén presentes en ningún sitio más.
Evite añadir elementos no consistentes con los objetivos de aprendizaje. Los recursos del cerebro deben centrarse en la información relevante, no en la extraña.
Entre ese contenido innecesario estarían los fondos de las diapositivas, a menudo ciertamente sofisticados con siluetas o elementos añadidos, y los logotipos.
Por tanto, un diseño coherente ha de eliminar sonidos, símbolos, palabras e imágenes irrelevantes.
La idea de que es conveniente transmitir información por distintos canales simultáneamente se debe a la hipótesis de los estilos de aprendizaje. Según este planteamiento, la información se recibirá mejor si hay disponibles más rutas de transmisión, que menos. Sobre todo, si uno de esos canales es ineficiente para el sujeto.
Entonces, habrá otras rutas alternativas que compensen dicha ineficiencia. De ahí que sea preferible utilizar distintos caminos: imagen, texto escrito y texto narrado. Si, por ejemplo, tenemos dificultad para procesar la imagen, podremos adquirir la información por unos de las otras dos rutas.
Sin embargo, la presentación mediante varios canales puede sobrecargar la capacidad de procesamiento del individuo. De un lado, imagen y texto escrito compiten en el canal visual. Por otro, si presentamos el texto escrito y hablado al mismo tiempo, la coordinación de requieren de mayor esfuerzo.
Considerando lo anterior, el principio de redundancia establece que las personas aprendemos mejor mediante gráficos y narración oral, que de la combinación de gráficos, narración y texto impreso.
En consecuencia, haga diapositivas sencillas no incluyendo texto escrito que vaya a leer en voz alta para su auditorio.
Y, si pretende utilizar una combinación de imagen, texto escrito y narración, suprima el texto en pantalla, eliminando así la redundancia.
Algunas excepciones
La investigación sugiere que en algunos casos puede ser funcional combinar texto escrito con narración oral:
- Si utiliza una imagen, utilice una breve frase junto a aquella.
- Realice la exposición oral antes de su reproducción escrita en la diapositiva, pero no al mismo tiempo.
- Si en una diapositiva no utiliza gráficos o imágenes, utilice frases escritas, pero han de ser cortas.
La diapositiva de la figura 1 presenta un buen número de errores. En primer lugar, aparecen varios elementos “extraños”, como el anagrama de la esquina inferior y la trama de fondo. Son elementos distractores que no añaden valor. Tampoco el color de fondo degradado que, además de innecesario, dificulta la lectura.
Los iconos que acompañan los textos no son imágenes explicativas de las fases del proceso administrativo. Adornan, pero no aportan información relevante.
Por otra parte, si el ponente lee en voz alta cada una de las fases, presentaría a la audiencia información redundante, provocando sobrecarga cognitiva al tener que coordinar lo que se escucha, con lo que se lee. Además, tenga en cuenta que, si bien las palabras escritas se transmiten por el canal visual, ese texto es leído “internamente” por la audiencia, lo que implica al canal auditivo.
Finalmente, no se traslada información sobre la naturaleza del ciclo administrativo, que es un proceso en el que se concatenan ordenadamente distintas fases. Utiliza una frase para el titular que no
La figura 2, elimina los elementos redundantes y los extraños. El conferenciante leería el corto título de la diapositiva y presentaría en voz alta cada una de las fases, añadiendo la explicación oral sobre ellas. Es un ejemplo de cómo hacer dispositivas sencillas, pero fuertemente didácticas.
También es consistente con el principio de contigüidad (ver el uso de las imágenes en PowerPoint), al estar el texto inserto en la misma imagen que, además, sugiere claramente que la gestión consiste en un proceso dinámico. Finalmente, la combinación de colores facilita su lectura y el título, en sí mismo, presenta la idea clave en unas pocas palabras.
Sin embargo, el ejemplo anterior es manifiestamente mejorable, ya que lo ideal es introducir una idea en cada diapositiva. Esto nos lleva al principio de señalización: aprendemos mejor con el material organizado en esquemas y encabezados claros.
Es frecuente encontrar títulos de diapositivas impersonales que no explican la idea principal a desarrolla. El principio de señalización nos dice que los títulos han de ser suficientemente explicativos de la idea que se pretende transmitir. Para ello, expréselos mediante una voz activa y un verbo, y con un estilo claro y conversacional. Puede tomar como buena referencia los titulares de prensa, que se dirigen a captar la atención desde el primer momento, haciendo explícito el mensaje.
La figura 2 tiene un título que mejora al de la figura 1, donde el texto adelanta que se va a hablar sobre el proceso de gestión. Pero una diapositiva que señala los cuatro pasos del proceso, como base visual para la explicación del ciclo de gestión, puede crear cierta sobrecarga cognitiva.
Es más apropiado que cada una de esas fases, con entidad conceptual propia, sea tratada independientemente. Es decir, dedicar una diapositiva a explicar el concepto que subyace a cada una de ellas.
Además, los títulos en sí mismos han de aportar claridad sobre lo que se quiere transmitir. En nuestro ejemplo, expresar de forma directa en qué consiste cada fase del proceso.
La figura 3 presenta una secuencia de presentación de diapositivas en la que se lleva a cabo la recomendación anterior. A su vez, cada fase está acompañada con una imagen que se relaciona con los distintos conceptos; de esta forma se atiende al principio multimedia, según el cual se aprende mejor de las palabras y las imágenes, que de las palabras solas. En este caso, no se trata de imágenes que simplemente “adornan” las diapositivas; todas ellas están relacionadas con su correspondiente concepto.
En cierto sentido, este aspecto para hacer diapositivas sencillas ha sido tratado anteriormente. Ahora, lo ampliamos centrándonos en el principio de modalidad. Según este, aprendemos más intensamente de las imágenes y las palabras habladas, que de las imágenes y las palabras impresas.
La explicación está en que el texto escrito y las imágenes utilizan el canal visual, pudiendo entonces crear una sobrecarga. Cuando se narra, las palabras utilizan el canal auditivo, reduciendo dicha sobrecarga
No obstante, hay situaciones en las que las palabras escritas favorecen en aprendizaje. Por ejemplo, cuando se utilizan respetando el principio de contigüidad espacial, o el ritmo de la presentación es lento.
Reduzca la carga visual eliminando el texto escrito y narrándolo oralmente.
Diga entonces adiós a esos documentos que resumen su intervención mediante la simple impresión de las diapositivas.
El principio de segmentación afirma que el aprendizaje se favorece cuando un contenido se presenta en fragmentos pequeños, en lugar de hacerlo como una unidad extensa.
Presentado la información en partes discretas, se facilita el procesamiento cognitivo al no sobrecargar la memoria de trabajo.
Segmente los contenidos complejos en partes más pequeñas, presentando estas secuencialmente.
Esto es especialmente útil si el material a exponer es complejo, dificultando que las personas lo capten de una sola vez.
Diseñe, por tanto, diapositivas sencillas fragmentando el contenido de las complejas, sobre todo si quiere presentarlas a un ritmo elevado y la audiencia no es muy experta en el tema.
Para comprobar que sus presentaciones cumplen este principio, utilice el clasificador de diapositivas y observe la fluidez de la secuencia.
Lógicamente, no debería haber grandes pausas. Es decir, no detenerse mucho en una diapositiva. Si lo hace, divídala una o varias.
[1] Mayer, R. E. (2009). Multimedia learning (2nd ed.). New York, NY, US: Cambridge University Press.
[2] Mayer, R., Griffith, E., Jurkowitz, I. y Rothman, D. (2009). Increased Interestingness of Extraneous Details in a Multimedia Science Presentation Leads to Decreased Learning. Journal of Experimental Psychology Applied, 14(4):329-39.
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