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El Manual de Funciones constituye el documento formal que compila las diferentes descripciones de puestos de trabajo de una organización.

Es el resultado del estudio de los puestos de trabajo, imprescindible para llevar a cabo la correcta gestión de las personas.

En el análisis de los puestos de trabajo pueden considerarse pioneros a Frank y Lillian Gilbreth, quienes idearon el diagrama de flujo para analizar el proceso de trabajo.

Utilidades del Manual de Funciones

El Manual de Funciones permite:

  • En primer lugar, Documentar los distintos puestos de trabajo de la organización mediante una descripción exhaustiva de los mismos, de los flujos de trabajo y sistemas.
  • Establecer o completar el organigrama jerárquico-funcional de la organización.
  • Facilitar el control y la mejora de los sistemas de gestión y producción de servicios, estableciendo las bases para una adecuada definición de objetivos.
  • También hace posible efectuar el desarrollo de una valoración de puestos de trabajo ajustada a sus contenidos y exigencias. De esta manera, la política retributiva, allá donde la legislación y normativa lo permitan, considerará la aportación diferencial, a los resultados de la organización, de cada uno de los puestos de trabajo. También de sus características diferenciales.
  • Integrar las competencias profesionales necesarias para el buen desempeño del puesto de trabajo.
  • Definir áreas de resultados. Haciendo factible la evaluación del rendimiento de las personas que desempeñan los puestos de trabajo mediante sistemas más válidos y fiables.
  • Analizar las funciones identificando potenciales duplicidades en actividades, funciones, tareas, responsabilidades…
  • Hacer posible la elaboración de planes de formación y el desarrollo de procesos de selección más eficaces. Al aportar un conocimiento más preciso del contenido de los distintos puestos y del perfil de exigencias de cada uno de ellos.
  • Finalmente, facilitar la función de prevención de riesgos laborales.

En la administración pública, constituye un elemento clave para la correcta elaboración de la Relación de Puestos de Trabajo.

Contenido del Manual de Funciones

El Manual de Funciones compila las descripciones de puestos de trabajo producto del análisis de puestos de trabajo. Usualmente estas descripciones adoptan la forma de fichas descriptivas del puesto.

Una ficha de descripción de puestos es un documento formal donde se reflejan los resultados del análisis de puestos realizado previamente.

El registro se efectúa ordenadamente y en impreso normalizado. Así, se facilita el conocimiento y la comprensión de los puestos analizados.

RPT - Relación de Puestos de Trabajo

Se expone a continuación una breve reseña del significado de cada uno de los distintos apartados que integran la Ficha Descriptiva de un Puesto de Trabajo.

Finalidad

Es la razón de ser de un puesto de trabajo y responde a la cuestión ¿Para qué existe el Puesto? Revela, por tanto, la contribución básica de un puesto a los resultados de la organización.

A continuación, algunos ejemplos de Finalidad:

  • Gestión global de la empresa, optimizando los resultados clave del negocio.
  • Dirigir, planificar y coordinar las actividades generales de los Departamentos en colaboración con el Director Técnico.
  • Impulsar, mantener y desarrollar la gestión de la calidad total en la empresa.

Área de Eficacia / Resultados    

Es lo que materialmente aporta un Puesto a una Empresa o a un Área Funcional de la misma.

  • Resultados económicos y financieros.
  • Rentabilidad de las inversiones.
  • Planificación y cumplimiento del presupuesto.
  • Mejora de la calidad.
  • Imagen de la empresa.

Tareas

Es el conjunto de actos elementales que realiza una persona para materializar una parte importante de su trabajo, ejemplos:

  • Unir dos piezas mediante soldadura eléctrica.
  • Mecanizar una pieza en una máquina‑herramienta, realizando las operaciones de: devaste, acabado y roscado.
  • Realizar asientos contables mediante registro manual en los libros de Contabilidad.
  • Elaborar una orden de compra.      
  • Archivar un documento.

Funciones

Para una mejor comprensión del manual de funciones, conviene agrupar las tareas que se realizan en unidades de mayor dimensión que se denominan funciones. A su vez, estas funciones se clasifican en:       

De Ejecución

Son grupos de tareas o actos que realiza una persona para conseguir un objetivo o fin concreto. Por ejemplo:

  • Seleccionar proveedores.      
  • Dimensionar la plantilla de una Unidad o Departamento.      
  • Contratar empleados.
  • Reparara maquinaria.

Directivas

  • Planificación (Previsión, programación, presupuestar, políticas y reglamentación).
  • Organización (Estructura, Delegación y Coordinación).
  • Dirección (Toma de decisiones, Selección, Formación, Motivación, Comunicación, asesoramiento).
  • Control (de resultados de personal).

Empresariales

  • Producción (Fabricación, Mantenimiento).
  • Comercial (Promoción, Venta, Producto, Distribución).
  • Personal (Selección, Formación, Motivación, Administración de personal, Relaciones Laborales).
  • Adquisiciones (Compras, almacén, gestión de Stock).
  • Administración y Finanzas (Contabilidad, Facturación, Tesorería, Finanzas).
  • Investigación y Desarrollo.     

En el análisis de los puestos directivos y de mando, el manual de funciones debe:

  • De un lado, reflejar el contenido exacto que para cada puesto en cuestión tiene cada una de las mismas.
  • Por otro, captar su complejidad y entidad.

Con relación a los puestos de ejecución, el análisis de los mismos deberá reflejar totalmente las Funciones y Tareas más significativas, limitando el número de ellas a 10 ó 12.

Ejemplo de Ficha Descriptiva de un Manual de Funciones
Ejemplo de la primera página de una Ficha Descriptiva de Puesto, contenida en un Manual de Funciones

Decisiones

En el estudio de las decisiones que se adoptan en un determinado puesto, es fundamental definir la envergadura de esta, la cual viene dada por la magnitud de la decisión.

Relaciones del Puesto

En toda organización los puestos están íntimamente relacionados entre sí. De tal manera, si la conexión y cooperación entre ellos no es eficiente, el funcionamiento y resultados de estos no alcanzan el rendimiento esperado.

Las relaciones entre los puestos se clasifican en dos grandes grupos:

  • Jerárquicas o de Mando. Aquellas en que el titular de un Puesto mantiene con su jefe inmediato y con sus propios subordinados.
  • Funcionales o de funcionamiento. Son las que el titular de un Puesto necesita mantener con otros puestos de la propia empresa, o de entidades externas a la misma. Por ejemplo, dar o recibir información, colaborar en la ejecución de una tarea o resolución de un problema o tomar una decisión, negociar, asesorar,…     

Condiciones de Trabajo     

Determinados puestos de trabajo operan en unas condiciones de penosidad. por ejemplo, de ruido, polvo, calor, frío, humedad, toxicidad, peligrosidad, esfuerzo físico, que requieren una determinada capacidad física de los titulares o que afectan a la salud de estos.

El manual de funciones reflejará también los riesgos posibles de cada puesto. Esta información es de gran valor ya que permite mejorar la gestión de la prevención y seguridad laboral.  

Requerimientos del puesto

El desempeño eficiente de un puesto de trabajo exige que el titular del mismo posea determinado:

  • Nivel Académico.
  • Grado de conocimientos técnico y tecnológicos específicos.     
  • Grado de experiencia o dominio operativo de la actividad a desarrollar.
  • Conjunto de capacidades intelectuales, aptitudes, habilidades y características de personalidad.

Finalmente, reseñar que, durante la fase de análisis de puestos, el analista debe captar cuáles son estos requerimientos. Además del grado y nivel que de los mismos se necesita.

En este sentido, y para llegar a una definición más exhaustiva de estos requerimientos, se confeccionaría la ficha profesiográfica (profesiograma), que determinará el Perfil de Exigencias del Puesto.

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