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El Manual de Funciones de Puestos de Trabajo

por | 5-09-2017 | Organización, Planificación y Estrategia

Manual de Funciones: Fundamental para la Gestión de las Personas

El manual de funciones constituye el documento formal que compila las diferentes descripciones de puestos de trabajo de una organización. Es el resultado de un estudio exhaustivo de los puestos de trabajo, imprescindible para llevar a cabo una gestión adecuada y eficiente de las personas. Este manual establece con claridad las responsabilidades, funciones y requisitos de cada puesto, proporcionando una guía, tanto para personas empleadas como para directivos, en la comprensión de sus roles y expectativas dentro de la organización.

En el análisis de los puestos de trabajo pueden considerarse pioneros a Frank y Lillian Gilbreth, quienes idearon el diagrama de flujo para analizar el proceso de trabajo. Su enfoque sentó las bases para el estudio sistemático de las actividades laborales, facilitando una mayor eficiencia en la organización y distribución de tareas. Con el tiempo, este tipo de análisis ha evolucionado, integrándose en el desarrollo de manuales de funciones modernos que responden a la complejidad de las estructuras organizacionales actuales.

El Manual de Funciones, además, es una herramienta estratégica que permite alinear los recursos humanos con los objetivos de la organización. Al definir de manera precisa cada puesto de trabajo, se facilita la evaluación del desempeño, la planificación de la capacitación y el desarrollo profesional y otros elementos (como veremos a continuación), básicos para mejorar la productividad y la satisfacción laboral dentro de la organización.

Utilidades del Manual de Funciones

El manual de funciones permite:

  • En primer lugar, documentar los distintos puestos de trabajo de la organización mediante una descripción exhaustiva de los mismos, de los flujos de trabajo y sistemas.
  • Establecer o completar el organigrama jerárquico-funcional de la organización.
  • Facilitar el control y la mejora de los sistemas de gestión y producción de servicios, estableciendo las bases para una adecuada definición de objetivos.
  • También, hace posible efectuar el desarrollo de una valoración de puestos de trabajo ajustada a sus contenidos y exigencias. De esta manera, la política retributiva, allá donde la legislación y normativa lo permitan, considerará la aportación diferencial, a los resultados de la organización, de cada uno de los puestos de trabajo. También de sus características diferenciales.
  • Integrar las competencias profesionales necesarias para el buen desempeño del puesto de trabajo.
  • Definir áreas de resultados. Haciendo factible la evaluación del rendimiento de las personas que desempeñan los puestos de trabajo mediante sistemas más válidos y fiables.
  • Analizar las funciones identificando potenciales duplicidades en actividades, funciones, tareas, responsabilidades…
  • Hacer posible la elaboración de planes de formación y el desarrollo de procesos de selección más eficaces. Al aportar un conocimiento más preciso del contenido de los distintos puestos y del perfil de exigencias de cada uno de ellos.
  • Finalmente, facilitar la función de prevención de riesgos laborales.

En la administración pública, constituye un elemento clave para la correcta elaboración de la Relación de Puestos de Trabajo.

RPT - Relación de Puestos de Trabajo

Contenido del Manual de Funciones

El Manual de Funciones compila las descripciones de puestos de trabajo producto del análisis de puestos de trabajo. Habitualmente, estas descripciones adoptan la forma de fichas descriptivas del puesto.

Una ficha de descripción de puestos es un documento formal donde se reflejan los resultados del análisis de puestos realizado previamente. El registro se efectúa ordenadamente y en impreso normalizado. Así, se facilita el conocimiento y la comprensión de los puestos analizados.

Se expone a continuación una breve reseña del significado de cada uno de los distintos apartados que integran la Ficha Descriptiva de un Puesto de Trabajo.

Finalidad

Es la razón de ser de un puesto de trabajo y responde a la pregunta ¿Para qué existe el puesto? Revela, por tanto, la contribución básica de un puesto a los resultados de la organización.

A continuación, algunos ejemplos de Finalidad:

  • Planificar, coordinar y gestionar las políticas organizativas y de recursos humanos del Ayuntamiento, promoviendo el desarrollo del talento, la eficiencia operativa y el cumplimiento de los objetivos institucionales. (Jefatura de Servicio de Personal de ayuntamiento).
  • Gestionar de manera integral la empresa, maximizando los resultados clave del negocio y promoviendo su sostenibilidad y competitividad.(Director/a General o Gerente de empresa).
  • Dirigir las actividades generales de los departamentos, asegurando una colaboración efectiva con el Director Técnico para alcanzar los objetivos estratégicos. (Director/a de Operaciones).
  • Impulsar, consolidar y mejorar la gestión de la calidad en la empresa, alineándola con los estándares más exigentes y las expectativas de los clientes. (Responsable o Director/a de Calidad)

Área de Eficacia / Resultados

Las áreas de eficacia/resultados son los ámbitos clave en los que un puesto contribuye de forma material al logro de los objetivos de una organización. Pueden medirse en términos de resultados específicos, como desempeño financiero, calidad, cumplimiento de metas y mejora de la imagen corporativa.

  • Resultados económicos y financieros, maximizando ingresos, optimizando costes y generando valor.
  • Rentabilidad de las inversiones: Realizar la evaluarción, seguimiento y mejora del retorno de las inversiones realizadas.
  • Planificación y cumplimiento presupuestario. Elaborar presupuestos alineados con los objetivos estratégicos, supervisando su ejecución eficiente.
  • Mejora de la calidad. Desplegar y fortalecer las prácticas que aseguren la excelencia en procesos, productos y servicios.
  • Proyección de la imagen corporativa. Promover una percepción positiva y consistente de la empresa entre sus grupos de interés.
  • Mejorar la eficiencia en la gestión de los recursos humanos del Ayuntamiento. Asegurar el cumplimiento normativo, la satisfacción del personal y la optimización de los recursos disponibles.

Tareas

Las tareas constituyen el conjunto de actos elementales que una persona realiza para ejecutar una parte esencial de su trabajo, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos del puesto. Estas acciones concretas forman la base operativa de las funciones asignadas

Ejemplos:

  • Unir dos piezas mediante soldadura eléctrica.
  • Mecanizar una pieza en una máquina-herramienta, realizando operaciones como desbaste, acabado y roscado.
  • Registrar asientos contables en sistemas electrónicos de contabilidad.
  • Elaborar una orden de compra en una plataforma digital.
  • Archivar un documento en formato físico o digital.

Funciones

Si queremos tener una mejor comprensión del manual de funciones, es posible agrupar las tareas que se realizan en unidades de mayor dimensión, que se denominan funciones. A su vez, estas funciones se pueden clasificar en:       

De Ejecución

Estas son grupos de tareas o actos que realiza una persona para conseguir un objetivo o fin concreto. Por ejemplo:

  • Seleccionar proveedores.      
  • Dimensionar la plantilla de una Unidad o Departamento.      
  • Contratar empleados.
  • Reparara maquinaria.
Directivas
  • Planificación (Previsión, programación, presupuestar, políticas y reglamentación).
  • Organización (Estructura, Delegación y Coordinación).
  • Dirección (Toma de decisiones, Selección, Formación, Motivación, Comunicación, asesoramiento).
  • Control (de resultados de personal).
Empresariales
  • Producción (Fabricación, Mantenimiento).
  • Comercial (Promoción, Venta, Producto, Distribución).
  • Personal (Selección, Formación, Motivación, Administración de personal, Relaciones Laborales).
  • Adquisiciones (Compras, almacén, gestión de Stock).
  • Administración y Finanzas (Contabilidad, Facturación, Tesorería, Finanzas).
  • Investigación y Desarrollo.     

En el análisis de los puestos directivos y de mando, el manual de funciones debe:

  • De un lado, reflejar el contenido exacto que para cada puesto en cuestión tiene cada una de las mismas.
  • Por otro, captar su complejidad y entidad.

Con relación a los puestos de ejecución, el análisis de los mismos deberá reflejar totalmente las Funciones y Tareas más significativas, limitando el número de ellas a 10 ó 12.

Ejemplo de Ficha Descriptiva de un Manual de Funciones
Ejemplo de la primera página de una Ficha Descriptiva de Puesto, contenida en un Manual de Funciones

Decisiones

En el estudio de las decisiones que se adoptan en un determinado puesto, es fundamental definir la envergadura de esta, la cual viene dada por la magnitud de la decisión.

Relaciones del Puesto

Como ya sabemos, en toda organización los puestos están estrechamente relacionados entre sí. De tal manera, si la conexión y cooperación entre ellos no es eficiente, el funcionamiento y resultados de estos no alcanzan el rendimiento esperado.

De este modo, las relaciones entre los puestos se clasifican en dos grandes grupos:

  • Jerárquicas o de Mando. Aquellas en que el titular de un Puesto mantiene con su jefe inmediato y con sus propios subordinados.
  • Funcionales o de funcionamiento. Son las que el titular de un puesto necesita mantener con otros puestos de la propia empresa, o de entidades externas a la misma. Por ejemplo, dar o recibir información, colaborar en la ejecución de una tarea o resolución de un problema o tomar una decisión, negociar, asesorar, …     

Condiciones de Trabajo

Determinados puestos de trabajo operan en unas condiciones de penosidad. Por ejemplo, de ruido, polvo, calor, frío, humedad, toxicidad, peligrosidad, esfuerzo físico, que requieren una determinada capacidad física de los titulares o que afectan a la salud de estos.

El manual de funciones reflejará también los riesgos posibles de cada puesto. Esta información es de gran valor ya que permite mejorar la gestión de la prevención y seguridad laboral.  

Requerimientos del puesto

Lógicamente, el desempeño eficiente de un puesto de trabajo exige que el titular de este posea determinado:

  • Nivel Académico.
  • Grado de conocimientos técnico y tecnológicos específicos.     
  • Grado de experiencia o dominio operativo de la actividad a desarrollar.
  • Conjunto de capacidades intelectuales, aptitudes, habilidades y características de personalidad.

Finalmente, reseñar que, durante la fase de análisis de puestos, el analista debe captar cuáles son estos requerimientos. Además del grado y nivel que de los mismos se necesita.

En este sentido, y para llegar a una definición más exhaustiva de estos requerimientos, se confeccionaría la ficha descriptiva del puesto (profesiograma), que determinará el Perfil de Exigencias del Puesto.

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