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El Diagrama Sistemático, o Diagrama de Árbol, se utiliza para analizar categorías amplias, descomponiéndolas en niveles de detalle cada vez más precisos. Se aplica para abordar la solución de un problema; o establecer los pasos a seguir en la consecución de un objetivo.
Gran parte de los problemas son percibidos como difíciles, con gran cantidad de factores no visibles. El diagrama sistemático aporta una metodología sencilla para analizar los problemas y describirlos en términos de una jerarquía de sus componentes.
Otro tanto puede decirse del análisis sobre las acciones a seguir para lograr un objetivo. De este modo, el diagrama de árbol ilustra la clasificación de los objetivos, desde el objetivo global hasta los objetivos operativos detallados. Es así como descompone gráficamente una meta general en fases y objetivos específicos.
Se operativiza así el curso de las medidas a adoptar, facilitando además la asignación de responsabilidades para la aplicación de cada acción concreta.
En su desarrollo, las ramas del primer nivel constituyen medios para alcanzar la meta. A su vez, estos medios también son metas. Son objetivos intermedios, que se alcanzarán gracias a los medios de las ramas del nivel siguiente.
Así reiteradamente, hasta llegar a un grado de concreción suficiente sobre los medios a emplear, de forma que se definan acciones operativas.
Los pasos para la construcción del diagrama sistemático son los siguientes:
Es posible que ya esté formado el equipo y que aplique esta herramienta con el fin de determinar qué acciones poner en marcha para la resolución de un problema o, en general, alcanzar un objetivo.
En caso de que no exista este equipo y se desee conformar uno al efecto hay considerar los siguientes términos:
El equipo de trabajo deberá alcanzar un acuerdo respecto a esta formulación. Debe estar expresada mediante una frase que describa con claridad el objetivo, facilitando la identificación de niveles subordinados.
Se situará, de forma visible para todo el equipo, en el extremo izquierdo del área de trabajo, utilizando para ello una tarjeta de aproximadamente 10 x 15 cm.
Aquellos que conducirían directamente a la meta. Son las actividades cuya ejecución hará que se alcance el objetivo.
Para llevar a cabo esta fase es necesario promover la creatividad, dirigiéndola hacia el objetivo principal.
Es útil que la persona que coordina la técnica formule preguntas como:
Estas cuestiones pueden plantearse para construir cada nivel del diagrama sistemático. También puede ser conveniente aplicar el brainstorming para facilitar el surgimiento de ideas.
Las aportaciones del equipo son escritas en tarjetas más pequeñas que la empleada en la definición del objetivo principal.
Un método eficaz, para llevar a cabo la producción y registro de expresiones, es distribuir un número limitado de tarjetas y pedir que se anoten las ideas de forma breve y concisa. Estas tarjetas se entregan al coordinador tras un tiempo limitado (no más de 7-8 minutos). Las tarjetas son organizadas y agrupadas, como en un diagrama de afinidad, pero dedicando menos tiempo que el que se emplea en esa herramienta.
Las agrupaciones, por tanto, deben tener asignado un encabezamiento o idea principal. Un detalle de un ejemplo de agrupación y de idea principal se presenta a continuación:
Las ideas emitidas son agrupadas según su afinidad. Se consensua una idea principal para cada agrupación. Estas ideas principales son los medios primarios para alcanzar el objetivo. La figura siguiente presenta los medios primarios, o de primer nivel, para el ejemplo de referencia . Un consejo: es conveniente no trazar las líneas del árbol hasta que se haya finalizado la aplicación de la herramienta. Con esto se mantiene cierta flexibilidad y facilita los cambios en la estructura que pudieran surgir.
Estos medios los son respecto a los primarios que, desde este punto de vista, se han convertido en metas. Al identificarse, se plasmarán en una tercera columna.
El método a utilizar es el mismo que el apuntado anteriormente. Y una observación importante: cuando se trabaja en un nivel determinado hay que evitar pasar a un nivel de tareas más bajo. Exclúyanse, por tanto, de ese nivel aquellas ideas formuladas que correspondan a otro inferior.
Continuando con el ejemplo que utilizamos para ilustrar esta herramienta, la figura siguiente expone el objetivo principal y los medios primarios y secundarios.
Se actúa modo ya indicado. Generalmente se llega hasta un tercer o cuarto nivel. Considerar seriamente, no obstante, detener el análisis cuando el equipo haya llegado al límite de su competencia; o aparezcan actividades a las que ya puedan asignárseles responsables para su ejecución.
También hay que tener en cuenta que no siempre es necesario llegar hasta el tercer nivel ya que se puede estar trabajando sobre objetivos que, por su sencillez, no requieran de ese grado análisis.
Con el fin de asegurar que la secuencia medios-metas es la correcta.
Para efectuar la revisión, la primera cuestión que ha de plantearse es si se ha olvidado algún aspecto importante para cada nivel de análisis (¿Hemos olvidado algo?).
De este modo, en cada nivel del diagrama el equipo ha de preguntarse: ¿Para alcanzar estos objetivos es verdaderamente necesario llevar a cabo estas actividades? ¿Conduce esta actividad hacia el objetivo?
Finalmente, ya se podrán trazar las líneas de los niveles de análisis, las actividades y los objetivos, completando así el diagrama sistemático.
El objetivo final de un diagrama de este tipo es determinar actuaciones específicas que promuevan el logro del objetivo principal. Las responsabilidades de estas acciones han de estar necesariamente asignadas de forma que se asegure su cumplimiento. Es entonces el momento de identificar quiénes asumirán esas responsabilidades.
Para este fin puede incluirse un diagrama de matriz donde se reflejen responsabilidades y/o prioridades. Éstas, lógicamente, estarán referidas a las tareas de último nivel, a las que son más operativas.
En la figura, se observa el esquema de distribución de responsabilidades aplicado al ejemplo de diagrama sistemático.
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