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Simplificar procesos significa reducir el flujo de actividades de forma que se obtengan resultados, pero a menor coste y con más agilidad.
El rediseño y mejora de procesos es una actividad propia de la mejora de procesos desde la perspectiva de la mejora continua. Para abordar adecuadamente la actividad de rediseño de procesos, puede consultar este artículo.
Para simplificar procesos es condición necesaria disponer del diagrama de flujo de los procesos. Una vez, desarrollado el diagrama de flujo del proceso, el equipo estará en disposición de analizar sus diferentes actividades.
En la mejora de procesos, este es el paso previo a la elaboración de una alternativa que innove el proceso.
En esta fase de la mejora de procesos, puede aplicarse el esquema siguiente, propuesto por Talavera [1]:
Recorriendo el flujo del proceso, se plantean cuestiones como las siguientes:
En primer lugar: ¿Es necesaria esta actividad? Si se considera que no es necesaria, se procederá a su eliminación. Los criterios para adoptar esta decisión serían:
En segundo lugar: ¿Es la actividad redundante? Si es así, es probable que la función de la actividad haya sido efectuada por otra operación por lo que la eliminación sería consistente.
Finalmente: ¿Funcionaría el proceso si la actividad fuera eliminada? Es posible que su supresión provocara defectos o imposibilitara la ejecución completa del mismo.
Eliminar actividades redundantes o innecesarias aporta el beneficio de la reducción de los tiempos de ciclo. Al respecto, hay que tener en cuenta que solamente una parte del tiempo se utiliza en operaciones auténticamente productivas.
El resto consiste en esperas para que se inicie la actividad posterior, alguien tome una decisión u otras actividades improductivas.
Tiempo de Ciclo de la Actividad. Intervalo de tiempo transcurrido desde el inicio de una actividad, hasta el comienzo de la siguiente.
Tiempo Total de Proceso. Tiempo empleado por el proceso hasta ejecutarse completamente.
Consecuentemente, si se eliminan actividades que causan demora, se reducirán los tiempos de ciclo de las actividades y el tiempo total del proceso.
La reducción de tiempos puede también alcanzarse actuando sobre los puntos de parada (almacenamiento, archivo, firma, espera…). También promoviendo la ejecución de actividades en paralelo, en lugar de mantener su realización secuencial.
Es posible que algunas actividades puedan ser llevadas a cabo simultáneamente al no estar condicionado su inicio a la finalización de las demás. Así, es viable una reducción sustancial de los tiempos.
Por otra parte, defectos que pueden ser descubiertos por el equipo de mejora, y por consiguiente convertirse en oportunidades de mejora, pueden ser relativos a:
Una vez analizados los posibles cambios, el equipo elaborará el diagrama de flujo correspondiente, y la documentación necesaria para modelar suficientemente el proceso mejorado.
También, realizará los cambios en el caso de que esté autorizado para ello. Si no es así, propondrá a la dirección la alternativa confeccionada aportando datos sobre el grado de mejora que se lograría.
De este modo, finalizaría la simplificación de proceso, dando paso a la siguiente fase de la mejora de procesos: la toma de datos.
[1] Talavera Pleguezuelos, C: Calidad Total en la Administración Pública. Granada: CEMCI, 1999. ISBN: 84-88282-42-7
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