El desarrollo del diagrama de flechas ejemplifica las etapas críticas en las que los retrasos afectarán al tiempo del proyecto, así como dónde es posible que éste se acelere.

Cuando hay que planificar un proyecto, es necesario definir el orden las actividades y tareas. El diagrama de flechas le permite también calcular la “ruta crítica” del proyecto.

El Diagrama de Flechas es una variante del método PERT (Program Evaluation and Review Technique).

Este artículo presenta un procedimiento sencillo de desarrollo del Diagrama de Flechas. De esta forma se determina el orden en que deben ser ejecutadas las actividades de un proyecto para que sea más eficaz y eficiente.

Desarrollo del Diagrama de Flechas

Para mostrar de forma comprensible cómo opera esta herramienta, se utiliza como ejemplo un proyecto de elaboración de Carta de Servicios.

A continuación, se presentan las distintas fases de desarrollo del diagrama de flechas:

  1. Identificar las actividades.
  2. Determinar la primera actividad del proyecto.
  3. Iniciar la ordenación de las actividades.
  4. Continuar la ordenación de las actividades.
  5. Conectar las actividades y asignar tiempos.
  6. Especificar la trayectoria fundamental.

1. Identificar las actividades

En primer lugar, hay que identificar las actividades que compondrán el proyecto a planificar, que se registran en tarjetas que puedan ser adheridas en un panel o situadas en una superficie de trabajo.

desarrollo diagrama de flechas_1

2. Determinar la primera actividad del proyecto.

Una vez registradas las actividades, se establece cuál es la primera en la ejecución del proyecto. En el caso de referencia, la primera actividad es presentar el proyecto a los componentes de la unidad administrativa que elaborará la Carta de Servicios.

La tarjeta correspondiente a esta actividad se ubica a la izquierda del panel. En la figura siguiente, se ha resaltado esta actividad a efectos de esta exposición.

desarrollo del diagrama de flechas _2

3. Iniciar la ordenación de las actividades.

A partir de la primera actividad se pregunta si hay actividades simultáneas, así como qué actividad sucede a la inicial.

En este caso no existen actividades simultáneas a la primera actividad (presentar el proyecto); entonces, se sitúa la siguiente actividad a la derecha, junto a la actividad inicial que la precede.

Así, en este ejemplo de desarrollo del diagrama de flechas, la actividad que sucede a “presentar el proyecto” es “crear el equipo de trabajo”.

4. Continuar la ordenación de las actividades.

El proceso descrito se lleva a cabo hasta que el resto de actividades estén posicionadas en secuencia o paralelamente.

La siguiente figura muestra la secuencia: Presentar proyecto – Crear el equipo de trabajo – Formación inicial – Identificar servicios y procesos – Analizar procesos.

Estas actividades son secuenciales, es decir, para iniciar una de ellas es necesario haber finalizado la precedente. No obstante obsérvese que la actividad “Investigación cualitativa: Grupos Focalizados” está ubicada en paralelo a “Analizar procesos”. Esto se ha hecho así porque esa actividad puede desarrollarse de manera simultánea a “Analizar procesos”. Es decir, no es necesario finalizar el análisis de procesos para comenzar la actividad de investigación con grupos focalizados. Esta última, sin embargo, necesita que anteriormente se haya completado la actividad de “Identificar servicios y procesos”, de modo que se pueda conocer qué segmentos de clientes están afectados por los servicios identificados para la unidad administrativa objeto de la Carta de Servicios. Por esa razón es posterior a Identificar servicios y procesos.

Más adelante, la figura presenta la ordenación llevada a cabo con otras actividades. “Documentar procesos” sucede a “Analizar procesos” que, a su vez, es precedente a “Elaborar cuadro de indicadores”. A su vez, el diseño del cuestionario de percepción de calidad es posterior a la investigación cualitativa mediante la técnica de grupos focalizados, y previa a la administración de dicho cuestionario en una encuesta.

Integrando más Actividades

Continuemos con el desarrollo del diagrama de flechas. Tras la encuesta se llevará a cabo el análisis de los resultados de la misma. Tenemos en este caso una línea de actividades diferente de la anterior y que puede transcurrir de forma paralela, es decir, sin esperar la finalización de la serie que culmina con la elaboración del cuadro de indicadores.

Por otra parte, la actividad “Establecer estándares” requiere que se hayan completado otras dos: “Elaborar cuadro de indicadores” y “Elaborar análisis de resultados de la encuesta”. Esto es así porque para establecer los estándares, los objetivos que conformarán los compromisos de la Carta de Servicios, es necesario conocer qué indicadores de procesos se han definido, así como los resultados de la encuesta de percepción de calidad.

En la figura de más adelante, se ha situado la actividad “Establecer estándares”. También el resto de actividades subsecuentes, tras las dos actividades requeridas previamente.

En la elaboración de la secuencia de pasos es importante preguntarse, ante cada actividad, si existe otra actividad necesaria pero no reflejada en las tarjetas iniciales.

desarrollo del diagrama de Flechas. Ejemplo

5. Conectar las actividades y asignar tiempos.

Una vez ordenadas las tarjetas, se numeran y se le asigna a cada actividad un tiempo realista para su cumplimiento, que se refleja en la parte inferior de cada tarjeta (ver figura siguiente).

Es conveniente tomar como referencia el tiempo transcurrido, en lugar del tiempo dedicado a cada tarea. En el ejemplo, los tiempos indicados se refieren al periodo que transcurre para la realización de la actividad.

Lógicamente no se está haciendo referencia a que, por ejemplo, la actividad “Formación inicial” suponga una dedicación de 5 días completos, sino que esta formación se desarrollará en un plazo de cinco días, desde que se inicia hasta que se finaliza.

(Pulsar para ampliar imagen)

6. Especificar la trayectoria fundamental.

El método más sencillo para calcular el tiempo total para completar el proyecto es el de la trayectoria acumulativa más larga. Para ello se suman las trayectorias de las actividades conectadas, de manera que la trayectoria acumulativa más larga represente el tiempo de desarrollo del proyecto más rápido posible. A esta trayectoria se le denomina trayectoria fundamental del proyecto.

En nuestro ejemplo de desarrollo del diagrama de flechas, la figura siguiente presenta, con las actividades sombreadas, la trayectoria acumulativa más larga, la cual totaliza 92 días.

De este modo, un retraso en cualquier actividad de esta trayectoria fundamental se traducirá en un retraso en el tiempo total de desarrollo del proyecto, que sólo podrá ser compensado con la agilización de otra actividad.

Por otra parte, las actividades que no están en la ruta crítica tienen más margen de maniobra, y pueden ser desplazadas sin que se afecte la fecha de finalización del proyecto.

desarrollo del diagrama de flechas
Desarrollo del Diagrama de Flechas (Pulsar imagen para ampliar)

Este artículo está extraído del libro: Talavera, C. (2012). Métodos y herramientas de mejora aplicados en la administración pública. Granada: UIM. Se prohíbe su reproducción total o parcial sin el permiso del autor.

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