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La incorporación a la empresa de las personas que han superado el proceso de selección es un factor clave que, con demasiada frecuencia, no se atiende convenientemente.
La incorporación de nuevos empleados ha de planificarse cuidadosamente. Esta integración en la organización tiene una particular importancia ya que de ella dependerá, en gran medida, la percepción inicial que tenga la persona de la organización. Además, condicionará su trayectoria futura e incidirá en los niveles de rotación.
De hecho, una incorporación inadecuada incrementa la rotación de las personas (el abandono de la empresa sea este voluntario o involuntario) y reduce el rendimiento en el puesto.
Por su parte, un proceso adecuado de incorporación de personas facilita el ajuste al puesto, mejorando el compromiso con la organización. Sus resultados implican:
Sin embargo, no se ha prestado mucha atención a la integración de las personas de nuevo ingreso. Así, con demasiada frecuencia, se lleva a cabo informalmente y sin planificación.
Piense en el primer día de incorporación a su trabajo. Seguramente lo recuerde muy bien. Esto es lo normal; de hecho, en las entrevistas de salida, cuando se pregunta a las personas por su experiencia en la empresa, suelen referir al momento en que llegaron a la organización y cómo vivieron la experiencia. No se olvida, y condiciona significativamente la percepción de la organización y la de uno mismo en relación con ella.
La socialización de nuevos empleados se define como el proceso mediante el cual las personas que ingresan en la organización se incorporan a esta, en su departamento y en el puesto de trabajo. Este proceso también se dirige a la integración, por parte del nuevo empleado, de la cultura, los valores y las habilidades necesarias para desempeñar las funciones del puesto de trabajo al que se le ha asignado.
Para asegurar la retención de los nuevos empleados y maximizar sus aportaciones a la empresa, es necesario definir bien cómo será el proceso de socialización de nuevos empleados.
En cuanto a las prácticas dirigidas a facilitar la incorporación a la empresa, son diversas, variando según el grado de formalidad.
Pueden tener un carácter informal, sin aplicar un programa de incorporación definido. Pero también pueden estar altamente formalizadas, con planes y procedimientos que definan las acciones a seguir para procurar el mejor ajuste de las personas a sus nuevos trabajos. Así, se mejora el proceso de socialización.
De hecho, son las empresas que aplican planes formales de incorporación, con el seguimiento detallado de los pasos a seguir, las que tienen más éxito en la socialización de los nuevos empleados (Bauer, 2007 [1]).
La incorporación efectiva reduce la rotación del personal, incrementando la probabilidad de que los empleados permanezcan en la empresa a largo plazo. Favorece también el ajuste al puesto y el rendimiento
¿Qué hacer para socializar a los nuevos empleados? Una buena orientación es atender a las etapas del proceso de socialización de nuevos empleados.
Stein y Christiansen (2010 [2]) exponen las fases de un programa de incorporación.
En primer lugar, planifique, porque lo más correcto es diseñar un plan de bienvenida para nuevos empleados. Pero este plan ha de ser flexible en el sentido de contemplar que no todos los puestos de trabajo son de la misma naturaleza. No es lo mismo la bienvenida a un empleado de un centro de llamadas, que a un directivo. Aunque los objetivos son los mismos, el itinerario de la incorporación puede variar en algunos aspectos.
En cualquier caso, asegure el mecanismo de asignación de responsables para las distintas actividades del plan de bienvenida.
El plan de bienvenida ha de contemplar tanto las actividades previas a la incorporación a la empresa, como las posteriores, la información a entregar, las personas implicadas y las etapas del proceso. Sin olvidar los hitos de evaluación de la integración de las personas. Es decir, hay que establecer los momentos en los que se evaluará el proceso de integración de las personas en la organización.
Por otro lado, un elemento importante en para la incorporación de nuevos empleados es disponer de un Manual de Bienvenida. Este será facilitado una vez que se haya producido la contratación de las personas.
Otro aspecto clave de la preparación es asegurar que el lugar de trabajo está listo para cuando se produzca la incorporación a la empresa. Igualmente, hay que prever cómo se llevará a cabo el recibimiento, qué persona dará la bienvenida al nuevo empleado y las actividades a llevar a cabo el primer día.
En este sentido, es muy conveniente designar a un mentor: la persona que acompañará durante las primeras semanas al recién llegado.
Contenido del Manual de Bienvenida
Este documento ha de contener la información general que se facilitaría a todas las personas, con independencia del puesto:
- Historia de la empresa.
- Misión, Visión y Valores.
- Organigrama y órganos de dirección de la empresa.
- Información, de carácter general, sobre la empresa: Productos y servicios, tipos de clientes, cifras de la empresa y del sector, sede, centros de trabajo e instalaciones, …
- Disciplina, ausencias, beneficios sociales, becas, seguro, préstamos, servicio médico,
- Otra información, entre la que puede estar la relativa a: políticas de calidad, código ético, responsabilidad social, gestión medioambiental, políticas de no discriminación e igualdad, certificados y reconocimientos, …
- Canales de información: sitio web, intranet, directorio y teléfonos, …
- Planes de seguridad y salud laboral.
También, incluiría información específica que se anexaría al manual en función de cada puesto de trabajo:
- Condiciones laborales: contrato de trabajo, convenio, nómina.
- Funciones del puesto de trabajo.
- Documentación técnica necesaria para el puesto.
- Horario de trabajo, turnos, descansos, vacaciones, permisos, sistema de control de presencia.
- Planes de formación y promoción.
- Sistemas de evaluación del desempeño.
El proceso de integración se inicia antes de que las personas se incorporen a la empresa.
En el mismo proceso de selección las organizaciones informan sobre la empresa y sus características, así como acerca del puesto de trabajo. Se generan así expectativas sobre la organización y el trabajo a desempeñar.
Por lo tanto, es conveniente que la información facilitada en el reclutamiento y el proceso de selección sea veraz. Se trata de evitar generar expectativas poco realistas que puedan provocar un «efecto sorpresa» cuando las personas se incorporen a la empresa.
Dar a los potenciales candidatos información realista y no edulcorada sobre la organización y trabajo a desempeñar puede hacer que algunos de ellos desistan; pero tiene la ventaja de asegurar la calidad de quienes se mantienen en el proceso de selección
Una vez efectuada la contratación, y el nuevo empleado forme ya parte de la empresa, es el momento de darle información más amplia. Así, la entrega del manual de bienvenida le aportará los conocimientos básicos sobre la organización y su puesto de trabajo.
Pero no basta con dar un manual escrito sin más.
Un buen modo de mejorar la incorporación en la empresa, de preparar al nuevo empleado para el primer día, es que su jefe o supervisor mantenga una entrevista de bienvenida. Esto generará una primera impresión positiva y, al mismo tiempo, contribuirá a reducir el estrés asociado a enfrentarse a una nueva situación laboral.
La entrega del manual puede hacerse en esta entrevista en la que, además, se informará sobre el puesto de trabajo y la organización.
En la Entrevista antes del Primer Día
Es más que conveniente tener preparadas las respuestas ante posibles inquietudes de los nuevos empleados y las preguntas que puedan formular:
- ¿Quién será mi jefe?
- ¿Quiénes son los miembros de mi equipo? ¿Cómo se comunica el equipo?
- ¿Qué herramientas y software se requieren?
- ¿Cuál será mi primera tarea? ¿Qué puedo esperar los primeros días?
- ¿Necesito disponer de cuentas configuradas de correo electrónico, acceso a la intranet o a otros sistemas?
- ¿Necesito documentarme en algún tema específico?
- ¿En qué proyectos voy a trabajar?
El objetivo es que el nuevo empleado se sienta bienvenido, en lugar de incómodo. Para ello, presente temas serios e importantes de manera optimista pero efectiva. Evite dar la sensación de que está imponiendo una lista de normas al nuevo empleado.
Hágale saber que, cuando llegue el primer día a la empresa, será recibido en la puerta por una persona concreta.
Como es fácil de deducir, el primer día es fundamental. Basta con pensar que solo se tiene una oportunidad de causar una primera buena impresión; y ese día el nuevo empleado no lo olvidará. Por lo tanto, ha de ser un día especial, positivo y que provoque en la persona un sentimiento de pertenencia a la organización.
Obviamente, usted no querrá que el nuevo empleado se sienta solo y desorientado. Asegure que una persona le espere en la puerta y que le proporcione un recorrido por el centro de trabajo, presentándole a sus nuevos compañeros de trabajo.
Transmita también que, desde ese momento, dispondrá los accesos necesarios, tarjetas de identificación, acceso a correo electrónico, directorio telefónico interno. Y, en general, de la información necesaria para el momento de su incorporación a la empresa.
Establezca una reunión con el jefe en ese mismo primer día. Será la oportunidad de orientar al nuevo empleado acerca de sus responsabilidades y, también, sobre cómo serán para él las primeras semanas en la empresa.
Antes de continuar, es conveniente incidir en su papel como líder. Ha de tener en cuenta que, para conseguir una buena incorporación a la empresa, es importante que el nuevo empleado desarrolle expectativas de autoeficacia en el trabajo.
En otras palabras, conseguir que se sienta con confianza en sí mismo, en que realmente puede hacer bien su trabajo. Utilice la retroalimentación constructiva y ejerza su función de liderazgo de forma adecuada.
Incorpore un Mentor al Proceso
El mentor es la persona que acompañará al nuevo empleado en el proceso de incorporación a la empresa.
El mentor ayuda a comprender cómo funciona la organización, cuáles son sus normas no escritas, las pautas de interacción habituales entre las personas y equipos, los usos habituales, rituales y cultura de la organización. Proporciona consejo, responde a las dudas y facilita apoyo en términos sociales.
La investigación [3] ha comprobado que los empleados que han dispuesto de un mentor eran más conocedores de la organización que aquellos que no dispusieron de esta figura.
A su vez, otros estudios han concluido que los nuevos empleados con mentor interiorizan mejor la cultura organizacional [4].
Asigne un mentor para ayudar al recién llegado durante el proceso de incorporación a la empresa.
El proceso de integración, lógicamente, no debe contemplar únicamente el primer día. Al respecto, consideremos que los programas de incorporación a la empresa de nuevos empleados han de prever un horizonte amplio, que se extienda incluso hasta el primer año.
Tenga en cuenta que este enfoque ordena la información y la socialización de las personas recién llegadas. Por consiguiente, permite asimilar la nueva situación a un ritmo que evita la sobrecarga.
En la primera semana se ha de procurar una comunicación clara de las funciones y responsabilidades. Por ejemplo, el jefe y el nuevo empleado conversarán sobre el estilo de gestión preferido y los procesos propios de la organización.
Como factor clave, se explican los sistemas de trabajo y lo que se espera del empleado.
Durante esta semana se completan las presentaciones al personal directivo, así como a otros empleados.
En caso de que la persona se incorpore a una función de mando o dirección, es preciso asegurar que se mantengan las primeras reuniones con otro personal directivo, además de con las personas subordinadas. También es el momento de facilitarle toda la información relativa a su departamento, informes y memorándums.
En el transcurso del primer mes, lo normal es solicitar al nuevo empleado resultados no muy exigentes, de forma que tenga tiempo para familiarizarse con el trabajo y no sentirse sobrepasado por las exigencias.
Una vez transcurridos los tres primeros meses, el empleado ha de estar muy cerca de un rendimiento considerado el habitual del puesto. Igualmente, el nuevo empleado debería tener una idea sólida sobre su función y cómo contribuye al éxito de la empresa.
Si el proceso ha ido bien, su autoconfianza deberá haber aumentado con relación a los primeros días.
La Entrevista de Permanencia
Un modo de ayudar a los empleados recién incorporados a sentirse cómodos y apoyados es llevar a cabo una entrevista de permanencia. En esta, el jefe, o el mentor asignado (que puede ser el mismo supervisor) habla con el empleado sobre sus expectativas y experiencia en la empresa.
Algunas cuestiones que pueden tratarse son:
- Lo que más le gusta del trabajo.
- Qué necesita conocer y aprender para desarrollar mejor sus funciones.
- Aquello que haría su situación más satisfactoria.
- Qué cosas cambiaría.
- Cómo se le puede seguir ayudando. Este planteamiento da la oportunidad de que el empleado se sienta escuchado y valorado.
Durante este periodo, las fases del proceso de incorporación se basan en lo que ha ocurrido antes. En la medida en que el empleado se adapta, se le ha de estimular para que participe más en los comités y equipos multifuncionales.
En esta etapa, se ha de facilitar formación con el fin de mejorar cualquier área de desempeño que necesite ser reforzada.
También es el momento para la evaluación del desempeño. De este modo, un buen desempeño, tanto individualmente como en equipo, es la señal de que el proceso de incorporación a la empresa ha sido un éxito.
Al año de la incorporación felicite al empleado. Una carta o un correo electrónico de un alto directivo es un buen medio para elevar la moral de la persona, su motivación y el sentido de pertenencia a la empresa.
En el esquema de Christiansen y Stein, esta fase no se separa claramente de la anterior.
Se mantiene el apoyo mediante sistemas de retroalimentación por parte de jefes y supervisores, desarrollando programas que incidan en la integración social y en el desarrollo de carreras.
Finalmente, los programas de incorporación a la empresa han de evaluarse para determinar su grado de éxito y las áreas de mejora sobre las que actuar.
En cualquier caso, proporcione a los empleados un propósito. Piense que usted obtiene el compromiso de ellos si estiman que se lo merece.
Si no se involucra con ellos, ellos no lo harán. Esto es especialmente cierto en los momentos clave, y el primero de ellos es el proceso de incorporación a la empresa.
[1] Bauer, T.N., Bodner, T., Erdogan, B. Truxillo, D.M., Tucker J.S: Newcomer adjustment during organizational socialization: a meta-analytic review of antecedents, outcomes, and methods. Journal of Applied Psychology, Vol 92(3), May 2007, 707-721
[2] Stein, Mark A, and Lilith Christiansen: Successful Onboarding: A Strategy to Unlock Hidden Value Within Your Organization. New York: McGraw-Hill, 2010.
[3] Allen, T. D., Eby, L. T., & Lentz,E: Mentorship behaviors and mentorship quality associated with formal mentoring programs: Closing the gap between research and practice. Journal of Applied Psychology, 2006, 91, 567-578
[4] Bauer, T. N. y Green, S. G: Testing the combined effects of newcomer information seeking and manager behavior on socialization. Journal of Applied Psychology, 1998, 83, 72-83
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