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Aplicar técnicas de entrevista adecuadas es clave en el contexto de la gestión de las personas, tanto en situaciones de evaluación del desempeño, de disciplina, de cese o salida.
En la selección de personal, la entrevista es el método más utilizado y el que, frecuentemente, supone más peso a la hora de tomar una decisión respecto a la admisión o no admisión de una persona candidata.
Sin embargo, a pesar de la profusión de su uso, es uno de los instrumentos menos conocidos y peor utilizados de la selección de personal. Además, en un buen número de casos, se toma como único elemento para adoptar decisiones, lo que lleva a preguntarnos en qué grado es válida y fiable.
Dirigir una entrevista es un verdadero reto. Planificarla y organizar su contenido es el paso previo que tendrá como resultado el esquema de la entrevista, elemento prerrequisito para conseguir un buen y dinámico desarrollo. Veamos a continuación los puntos básicos que conforman la estructura de una entrevista de selección. Lo contrario, solo conducirá a la ineficacia y a la adopción de decisiones erróneas.
No desvelamos ningún secreto si afirmamos que son muchas las entrevistas de selección que no se planifican previamente. En estos casos, las entrevistas discurren por caminos poco estructurados, de forma que casi cualquier tema puede convertirse en un objetivo para obtener información. Se comete así un error de principio, ya que está ampliamente demostrado que las entrevistas no estructuradas tienen menos validez predictiva que aquellas estructuradas. Incluso se ha encontrado que las no estructuradas están más afectadas por sesgos potenciales, como el atractivo del solicitante, el embarazo el peso, el sexo, la raza y el uso de señales no verbales[1]. Además, es básico que la persona que entrevista conozca el puesto de trabajo, lo que pone de manifiesto una vez más la importancia del análisis del puesto.
Una propuesta de estructura es la que sigue más adelante[2].
Se trata de reducir la tensión y propiciar un clima más agradable en el que la persona candidata pueda expresarse con mayor naturalidad. Lógicamente, cuando vamos a una entrevista de selección como candidatos lo hacemos con cierto nerviosismo y en alerta, buscando las respuestas que consideramos más correctas.
Desde el punto de vista del entrevistador, interesa obtener una muestra lo más natural posible del comportamiento del entrevistado, lo que incluye también sus respuestas. Por tanto, crear una buena relación es un primer objetivo que ayudará a conseguir información de mayor calidad.
De otro lado, es necesario informar sobre el puesto de trabajo y la organización. Esto centra la entrevista y reduce la incertidumbre del candidato. No obstante, hay que cuidar de no ofrecer demasiados detalles, evitando que el candidato ajuste su conducta en función de esa información.
Dé una cordial bienvenida al candidato, para conseguir que la entrevista se desarrolle fluidamente y de forma que el entrevistado se sienta más libre. Un buen recurso es buscar entre la información que ya poseemos algún dato que facilite mantener una breve conversación informal; de esta manera se conseguirá reducir la ansiedad. Y, por supuesto, hay que ser puntual. A nadie le gusta esperar, sea la situación que sea.
Es decir, explicar los objetivos de la entrevista informando someramente del esquema que se va a seguir, lo que ayuda a mantener un orden.
Este es el fin principal de la entrevista, que habrá de respondernos a las cuestiones clave: si el candidato puede desempeñar satisfactoriamente las funciones del puesto de trabajo, y si realmente desea ocupar ese puesto. Es aquí donde deberemos aplicar las técnicas de entrevista, tanto directivas como no directivas.
Una vez obtenida la información necesaria, es el momento de describir con más detalle el puesto de trabajo, sus condiciones laborales y económicas, así como a la organización.
No solo nosotros, como entrevistadores, queremos obtener información; también, lógicamente, el candidato quien deseará saber la empresa y el puesto.
Es el momento de mostrar agradecimiento al candidato por el tiempo que nos ha dedicado; y también de informar acerca de los pasos que se seguirán en el proceso de selección.
A lo largo de la entrevista de selección es imprescindible que el entrevistador mantenga abiertos los canales de comunicación. Hay una serie de técnicas que proporcionan una máxima transmisión de información entre candidato y entrevistador.
Debemos considerar que la utilización abusiva de cualquiera de estas técnicas puede ser perjudicial, entorpeciendo el proceso de comunicación.
Podemos clasificar esta técnicas de entrevista en directivas y no directivas. Ambas, no se limitan a las entrevistas para la selección de personas, siendo extensivas a otros tipos de entrevistas en la empresa.
| Entrevistado: «… controlaba las ventas de los comerciales del departamento». Entrevistador: «Así que Vd. ejercía funciones de supervisión en su puesto anterior». Entrevistado: «Sí, en la práctica actuaba como jefe de ventas con el equipo de vendedores, planificando los presupuestos de venta, estableciendo los objetivos individuales y de grupo, motivando, …» |
| Entrevistado: «… la verdad es que controlaban mi trabajo continuamente y no valoraban lo que yo aportaba en el departamento.» Entrevistador: «No parece que se encontrara muy cómodo con esa situación«. Entrevistado: «No, cuando el trabajo estaba bien hecho no se me felicitaba ni se hacía un comentario positivo. Sin embargo, al más leve error el director me llamaba la atención«. Entrevistador: «La verdad es que es una situación frustrante«. Entrevistado: «Sí, esa fue tal vez la causa más importante por la que me decidí a buscar otro empleo«. |
| Entrevistador: «En definitiva, usted ejercía funciones de jefe de ventas y, aunque tenía buenas perspectivas en la empresa, la deja por no agradarle el trato de su superior». Entrevistado: «Realmente es así. El trato humano es importante en cualquier trabajo. A mí me gusta tener posibilidades de promoción, pero considero el trabajo en equipo muy importante en un departamento de ventas y para que el equipo funcione no puede haber situaciones de tensión todos los días«. |
Entre estas técnicas de entrevista no directivas, también, hay que considerar la utilización del humor como medio de hacer más natural y cómoda la entrevista para el candidato. Este humor debe ser espontáneo y nunca a expensas del candidato.
Mientras las técnicas no directivas se caracterizan por no ser semiestructuradas, sin un formato de preguntas previamente establecido, lo que da lugar a una comunicación más simétrica, en las técnicas directivas el entrevistador adopta una posición asimétrica, de más autoridad, siendo a su vez más estructuradas. Algunas de estas técnicas son:
| Entrevistado: «De siempre me he preocupado por formarme en el área de Marketing». Entrevistador: «Parece que este área de la empresa le gusta especialmente ¿qué acciones ha llevado a cabo para adquirir esa formación?» |
Un sondeo muy común puede consistir en pedir una elaboración o una clasificación. Esto se hace cuando la respuesta del sujeto a una cuestión es muy breve. Por ejemplo: «¿Cómo valoraría Vd. su rendimiento en la empresa en que trabajó anteriormente?»; «¿En qué se basa Vd. para afirmar que su rendimiento fue bueno?».
Para finalizar esta exposición sobre técnicas de entrevista, una precisión acerca de la comunicación no verbal. El entrevistador debe dar impresión de amabilidad, prestando atención cuando habla y cuando escucha. Sonreír con naturalidad y hacer uso de expresiones faciales que den señales al candidato de que está escuchando. El uso del contacto ocular es, tal vez, el aspecto más importante de la comunicación no verbal.
[1] Aamodt, M., Brecher, E., Kutcher, E. y Bragger, J. (2006). Do structured interviews eliminate bias? A meta-analytic comparison of structured and unstructured interviews. Conference: Society for Industrial-Organizational PsychologyAt: Dallas, TX.
[2] Basado en: Goodale, J. G. (2008). La entrevista. Técnicas y aplicaciones para la empresa. Madrid: Pirámide.
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